Facturer un ordre de travail et enregistrer le paiement

Un ordre de travail terminé est facturé sur le compte du client. Vous enregistrez ensuite ce que le client paie, et vous pouvez émettre un avoir sur la facture et enregistrer un remboursement si l'intervention doit être annulée.

Avant de commencer

• L'ordre de travail doit être Terminé. Voir Planifier et terminer un ordre de travail.
• Une intervention réalisée sur le téléphone doit aussi être approuvée par le bureau, avec chaque supplément facturable approuvé ou rejeté. Voir Vérifier les interventions terminées.
• Il vous faut le droit Facturer et enregistrer les paiements pour Services et maintenance.

Étapes

1. Ouvrez l'ordre de travail terminé, ou ouvrez Interventions → À vérifier et sélectionnez l'onglet À facturer.
2. Sur une page d'intervention, sélectionnez Facturer l'intervention dans la carte Bureau. Sur l'ordre de travail, ouvrez Créer une facture sous Actions et sélectionnez-le. L'ordre passe à Facturé et reçoit une référence de facture commençant par SVC-.
3. Quand le client paie, ouvrez l'ordre de travail et ouvrez Enregistrer un paiement.
4. Saisissez le Montant et choisissez le Mode : Espèces, Banque, Carte ou Autre.
5. Sélectionnez Enregistrer un paiement. Recommencez pour les paiements partiels jusqu'au paiement du total.

Pour annuler une facture :

1. Ouvrez Émettre un avoir total, saisissez le Motif de l'avoir dans Détails et sélectionnez-le. L'ordre passe à Crédité.
2. Si le client avait payé, ouvrez Enregistrer un remboursement, choisissez le Mode et sélectionnez-le.

Bon à savoir

• Ce que contient la facture d'une intervention. Pour une intervention avec fiche d'intervention, la facture reprend la base de prix (le devis pour un prix forfaitaire, rien pour une intervention sous contrat ou sous garantie), les suppléments approuvés et, en régie, le temps et le matériel utilisés. Les suppléments en attente d'approbation bloquent la facture.
• Si votre organisation a une règle de vérification des interventions active dans Flux de travail, Approuver l'intervention au bureau règle aussi cette approbation : l'intervention n'est vérifiée qu'une fois.
• La facture est un enregistrement de facturation opérationnel. Elle porte le montant sur le compte du client, et dans le grand livre de Comptabilité lorsque Comptabilité est activée, mais ce n'est pas un format de facture fiscale et elle n'est pas envoyée comme facture électronique. Si vous avez besoin d'une facture fiscale, émettez-la dans Comptabilité.
• Enregistrer un paiement enregistre de l'argent déjà reçu. Il ne débite ni carte ni compte bancaire. Le paiement ne peut pas dépasser le reste à payer.
• Émettre un avoir total crédite toute la facture. Les pièces utilisées sur l'intervention restent utilisées : elles ne retournent pas en stock. L'avoir réduit aussi le chiffre d'affaires et la marge de l'intervention (une ligne Avoirs dans la marge).
• Un remboursement rend le montant payé, une seule fois, après l'avoir.
• Si Comptabilité est activée lors de la création de la facture, la vente, la TVA et le solde du client y sont enregistrés. Activer Comptabilité plus tard n'enregistre pas les factures antérieures.
• La marge de l'intervention montre ensuite ce qui a été facturé et encaissé : voir Lire la marge d'une intervention. Les analyses peuvent montrer les montants facturés et restant dus de vos ordres de travail : voir Créer un tableau de bord d'analyse.