Créer un ordre de travail et un devis

Un ordre de travail suit une intervention de la demande du client jusqu'à la facture. Vous construisez d'abord l'estimation, l'enregistrez comme devis et obtenez l'approbation du client avant de planifier qui que ce soit.

Avant de commencer

• Interventions doit être activée dans Paramètres → Applications.
• Il vous faut le droit Gérer Services et maintenance.
• Pour utiliser des pièces détachées du stock, Stocks doit être activée.

Étapes

1. Ouvrez Interventions → Ordres de travail (ou choisissez Nouveau → Ordre de travail). La page s'intitule Services et maintenance ; restez sur l'onglet Ordres de travail.
2. Sous Nouveau · Ordres de travail, saisissez un Titre et choisissez le Client.
3. Choisissez l'Équipement si l'intervention porte sur une machine enregistrée, et remplissez Site / adresse et Description.
4. Choisissez la Priorité : Normale ou Urgente.
5. Sélectionnez Créer un enregistrement. L'ordre s'ouvre avec le statut Demandé.
6. Sous Actions, ouvrez Ligne.
7. Choisissez le Type de ligne : Main-d'œuvre, Pièce détachée ou Service.
8. Saisissez les Détails, la Quantité et le Prix unitaire. Pour une pièce en stock, choisissez le Produit en stock.
9. Sélectionnez Ligne. Recommencez pour chaque ligne de l'estimation.
10. Ouvrez Enregistrer un devis et sélectionnez-le. L'ordre ajoute la TVA et passe à Devis établi.
11. Lorsque le client accepte, ouvrez Approuver, indiquez comment et quand il a approuvé dans Détails (par exemple "Accepté par téléphone, 12 octobre"), puis sélectionnez Approuver.

Bon à savoir

• Un ordre contient jusqu'à 30 lignes d'estimation. Utilisez Retirer la ligne pour en retirer une.
• Ajouter ou retirer une ligne après le devis remet l'ordre à Demandé. Enregistrez à nouveau le devis. Il n'y a pas de versions de devis.
• La TVA du devis utilise le taux de TVA de votre organisation.
• Approuver enregistre une approbation obtenue en dehors de Kluvan. Il n'y a pas de signature.
• Si vous partagez le portail client avec le client, il y voit l'ordre chiffré et peut sélectionner Approuver le devis lui-même. Les clients peuvent aussi envoyer une Nouvelle demande depuis le portail ; elle arrive ici comme un ordre demandé.
• Annuler avec un motif arrête un ordre demandé, chiffré, approuvé ou planifié.
• Ajouter une note tient un historique sous Notes et activité.
• Chaque ordre de travail a aussi une page d'intervention pour le téléphone et le bureau : sur l'ordre, sélectionnez Ouvrir la page de l'intervention. Voir Réaliser une intervention sur votre téléphone.
• Ensuite : planifier et terminer le travail, ou l'attribuer sur le tableau de planification.