Interventions

Interventions s'adresse aux entreprises qui réparent, installent ou entretiennent du matériel chez leurs clients : techniciens en climatisation et électroménager, support informatique, ateliers et équipes de maintenance des bâtiments. Le bureau tient les équipements de chaque client, rédige les ordres de travail avec un devis, obtient l'approbation du client et planifie la visite. Les techniciens ouvrent Mes interventions sur leur téléphone, avancent dans la visite en touchant les boutons, remplissent la liste de contrôle, ajoutent photos, matériel et suppléments facturables, et enregistrent l'acceptation du client. Le bureau vérifie ensuite chaque intervention terminée, l'approuve pour la facturation, la facture et voit ce qu'elle a réellement rapporté.

Les ordres de travail, les équipements et les plans de maintenance sont les enregistrements Services et maintenance (le menu les affiche sous Interventions → Enregistrements). Le personnel du bureau et les superviseurs travaillent avec les droits de gestion et de facturation ; les techniciens ont en général une licence terrain et ne voient que les interventions auxquelles ils participent. Interventions prend les pièces dans Stocks et le stock des camionnettes dans Entrepôts, enregistre les factures dans Comptabilité lorsque Comptabilité est activée, utilise les taux de coût de Projets et relie les interventions aux projets, et permet aux clients d'approuver les devis dans le portail client. L'application fait partie du bundle Service Business et de Kluvan One : voir Formules et bundles.

Commencez par Configurer les interventions, puis créez un ordre de travail et un devis. Les techniciens commencent par Réaliser une intervention sur votre téléphone.

• Gérer les équipements et les plans de maintenanceEnregistrez les équipements des clients (numéro de série, modèle, site, garantie) et des plans qui créent le prochain ordre de travail à intervalle fixe.
• Configurer les interventionsDéfinissez la limite d'approbation des suppléments, le taux horaire, les frais de déplacement, l'acceptation, les types, camionnettes, coûts et listes.
• Créer un ordre de travail et un devisOuvrez un ordre de travail, ajoutez des lignes de main-d'œuvre, de pièces et de services, enregistrez le devis avec TVA et l'approbation du client.
• Planifier et terminer un ordre de travailAttribuez un ordre de travail approuvé à un technicien sur un créneau, démarrez l'intervention et terminez-la pour que les pièces sortent du stock une fois.
• Facturer un ordre de travail et enregistrer le paiementCréez la facture d'un ordre de travail terminé, enregistrez l'argent reçu, émettez un avoir total et enregistrez un remboursement.
• Réaliser une intervention sur votre téléphoneOuvrez Mes interventions, trouvez l'intervention et son adresse, touchez Partir, Arrivé, Commencer le travail, Pause et Terminer pour enregistrer le temps.
• Enregistrer la liste de contrôle, les photos et le matérielCochez les points de la liste, saisissez les relevés, prenez des photos et enregistrez le matériel pris dans votre camionnette, pour la vérification du bureau.
• Ajouter des suppléments facturables et des avenantsFacturez de la main-d'œuvre, une pièce, un déplacement ou un autre travail trouvé sur place ; au-delà de votre limite, et pour les avenants, le bureau décide.
• Terminer une intervention avec l'acceptation du clientEnregistrez le nom du client et sa signature tracée à l'écran, laissez des notes, demandez une visite de suivi ou un devis, puis touchez Terminer.
• Continuer à travailler sans connexionLes étapes faites sans réseau restent sur le téléphone et partent une fois au retour de la connexion. Ce qui marche hors connexion et ce qui ne marche pas.
• Attribuer et planifier les interventionsVoyez la journée ou la semaine de chaque technicien, attribuez les ordres approuvés, repérez les retards et planifiez base, équipe, liste et projet.
• Vérifier les interventions terminées et approuver les supplémentsContrôlez ce que l'équipe a enregistré, décidez des suppléments en attente, puis approuvez l'intervention pour la facturation ou renvoyez-la avec une note.
• Lire la marge d'une interventionComment Kluvan calcule le gain d'une intervention : chiffre d'affaires convenu, modifications approuvées, main-d'œuvre, matériel, reprises et encaissé.
• Voir et exporter la rentabilité des interventionsComparez les marges par intervention, client, technicien, type d'intervention ou projet sur une période, la pire en premier, et téléchargez les chiffres en CSV.
• Imprimer ou enregistrer le rapport d'interventionOuvrez le rapport d'une intervention (travaux, liste, matériel, suppléments, temps, photos, acceptation du client), imprimez-le ou enregistrez un PDF.
• Choisir qui voit les prix et les coûtsDécidez si les techniciens voient les prix de leurs interventions, et qui voit les coûts et les marges, avec deux droits et le type de licence.