Demander des documents à un client

Pour obtenir un relevé, une copie de facture ou une réponse, envoyez une demande depuis le Kluvan du client. Le propriétaire et les responsables sont prévenus, répondent sur la demande et vous recevez leur réponse avec le fichier éventuellement joint.

Avant de commencer

• Ouvrez le client depuis Clients sur le portail partenaire : voir Travailler dans l'organisation d'un client.

Étapes

Envoyer une demande

1. Dans le Kluvan du client, ouvrez Comptable → Demandes, ou choisissez Demander au client dans le menu Nouveau.
2. Dans Ce dont vous avez besoin du client, écrivez clairement votre besoin, par exemple « Relevés bancaires de septembre, tous les comptes ».
3. Facultatif : ajoutez une Note précisant les détails.
4. Facultatif : choisissez une Date d'échéance, surtout si la clôture mensuelle en dépend.
5. Sélectionnez Envoyer la demande. La page indique Demande envoyée au client. Le statut est En attente du client.

Examiner la réponse

1. Les demandes ayant reçu une réponse sont comptées sur votre page Clients et affichées dans Aujourd'hui du client pour votre cabinet.
2. Ouvrez Comptable → Demandes, puis la demande marquée Répondu.
3. Lisez la réponse. Si un fichier est joint, sélectionnez son nom pour l'ouvrir.
4. S'il manque quelque chose, saisissez-le dans Redemander ou ajouter une précision, joignez éventuellement un fichier et sélectionnez Envoyer.
5. Lorsque la réponse est complète, sélectionnez Vérifié, clôturer. La demande passe à Terminé. Rouvrir la réactive.

Bon à savoir

• Comment le client est prévenu. La demande apparaît dans Aujourd'hui du propriétaire et des responsables, puis leur est envoyée par e-mail ou WhatsApp selon leurs préférences individuelles.
• Les fichiers restent dans l'organisation du client et comptent dans son stockage. Chaque ouverture est enregistrée. Un fichier par réponse : PDF, images, Word, Excel, OpenDocument, CSV ou texte.
• Soyez précis. Une demande par sujet garde la liste lisible. Une demande accepte jusqu'à 50 réponses.
• À la fin de l'accès, les demandes restent dans l'organisation du client, mais votre cabinet ne peut plus les ouvrir.
• Voir aussi Clôturer le mois d'un client.