Solicitar documentos a um cliente e revisar respostas

Quando precisar de extrato, cópia de fatura ou resposta, envie uma solicitação dentro do Kluvan do cliente. Proprietário e gerentes são avisados, respondem na solicitação, e a resposta chega com o arquivo anexado, se houver.

Antes de começar

• Abra o cliente em Clientes no portal do parceiro (veja trabalhar na organização de um cliente).

Passos

Enviar uma solicitação

1. No Kluvan do cliente, abra Contador → Solicitações ou escolha Solicitar ao cliente no menu Novo.
2. Em O que você precisa do cliente, escreva claramente, por exemplo "Extrato bancário de setembro, todas as contas".
3. Opcional: adicione uma Nota com detalhes.
4. Opcional: escolha um Prazo, sobretudo se o fechamento mensal depender disso.
5. Selecione Enviar a solicitação. Aparece Solicitação enviada ao cliente. O estado é Aguardando o cliente.

Revisar a resposta

1. Solicitações respondidas são contadas na página Clientes e listadas em Hoje do cliente para seu escritório.
2. Abra Contador → Solicitações e a solicitação Respondida.
3. Leia a resposta. Se houver arquivo, selecione seu nome para abrir.
4. Se faltar algo, escreva em Perguntar novamente ou adicionar detalhes (também pode anexar um arquivo) e selecione Enviar.
5. Quando a resposta estiver completa, selecione Revisado, encerrar. A solicitação fica Concluída. Reabrir a traz de volta.

Bom saber

• Como o cliente é avisado. A solicitação aparece em Hoje do proprietário e gerentes e vai por e-mail ou WhatsApp a cada um conforme suas preferências.
• Arquivos são armazenados na organização do cliente, contam para sua franquia e têm cada abertura registrada. Um arquivo por resposta: PDF, imagens, Word, Excel, OpenDocument, CSV ou texto.
• Seja específico. Uma solicitação por assunto mantém a lista legível. Cada solicitação aceita até 50 respostas.
• Quando o acesso termina, as solicitações permanecem na organização do cliente; seu escritório não pode mais abri-las.
• Relacionado: fechar o mês de um cliente.