Gérer les participants, les invités et la liste d'attente

La liste des participants contient chaque commande d'un événement avec ses billets et leur état. Depuis la page de l'événement, vous ajoutez aussi des invités et gérez la liste d'attente.

Avant de commencer

• Vous avez besoin du droit Gérer les événements (modifier, publier, participants, liste d'attente, invités). Le personnel d'entrée qui a Enregistrer les entrées à l'accueil peut aussi lire la liste.

Étapes

La liste des participants

1. Ouvrez l'événement et sélectionnez Participants. La ligne du haut indique combien d'entrées sont enregistrées, par exemple 12 sur 80 enregistrés.
2. Saisissez un nom, un e-mail, un téléphone ou un code d'entrée et sélectionnez Rechercher.
3. Utilisez les onglets pour voir toutes les commandes (Tous) ou un seul état : Confirmée, En attente, Payée trop tard, Remboursée, Annulée ou Expirée.
4. Sur une commande, sélectionnez Renvoyer pour envoyer à nouveau les billets par e-mail, ou WhatsApp pour ouvrir un message prêt avec le lien des billets, que vous envoyez depuis votre propre téléphone.
5. Pour annuler une commande gratuite ou encore en attente, sélectionnez Annuler. Les places sont à nouveau libres.
6. Sélectionnez Télécharger le CSV pour toute la liste.

Invités

1. Sur la page de l'événement, allez dans Ajouter un invité.
2. Saisissez le Nom, l'E-mail et, si vous le souhaitez, le Téléphone (facultatif) ; choisissez le Type de billet et la Quantité.
3. Sélectionnez Ajouter un invité. L'invité reçoit des billets gratuits par e-mail, même d'un type retiré de la vente.

La liste d'attente

1. Sur la page de l'événement, la Liste d'attente indique chaque personne, le type et la quantité souhaités, et l'état.
2. Sélectionnez Proposer des places pour lui proposer des places tout de suite, ou Retirer pour la retirer de la liste.

Bon à savoir

• Les commandes payées se règlent par un remboursement, pas une annulation. Voir Rembourser une commande payée.
• Offres de la liste d'attente. Quand des places se libèrent (une annulation, un remboursement, une réservation expirée, plus de capacité), Kluvan les propose à la première personne de la file à qui elles conviennent, si Proposer automatiquement les places libérées à la liste d'attente est activé. L'offre réserve les places pendant les heures réglées dans Paramètres des événements et est envoyée par e-mail. Une offre gratuite est confirmée par la personne ; une offre payante est payée.
• Le CSV peut s'ouvrir sans risque dans un tableur, et chaque téléchargement est enregistré dans le journal d'activité.
• Les messages WhatsApp sont envoyés à la main depuis votre téléphone ; Kluvan ne les envoie pas à votre place.
• Sur la fiche d'un client, l'onglet Lié affiche ses Événements et billets.