Approuver, payer et verrouiller une paie

Une paie suit Brouillon → Vérifiée → Approuvée → Définitive. Les chiffres ne peuvent changer qu'en brouillon. La finalisation enregistre la date de paiement et verrouille la paie.

Avant de commencer

• Il vous faut Salaires et paie.
• Avec la règle des deux personnes, il vous faut un second utilisateur ayant le même droit. Voir choisir vos règles de paie.

Étapes

1. Depuis RH → Paie, sélectionnez Ouvrir sur la paie.
2. Lisez le Contrôle des écarts : les personnes dont le net a varié de plus que le pourcentage défini par rapport à la précédente paie payée de l'agence. Entrants et sortants y figurent toujours.
3. Lorsque les chiffres sont corrects, sélectionnez Marquer comme vérifiée.
4. Un autre utilisateur, si la règle des deux personnes est activée, ouvre la paie et sélectionne Approuver.
5. Sous Finaliser, définissez Payé le à la date de paiement des salaires.
6. Sélectionnez Finaliser. La paie devient Définitive.

Pour modifier un chiffre après Marquer comme vérifiée ou Approuver, sélectionnez d'abord Repasser en brouillon.

Après finalisation

• La section Dossiers apparaît : récapitulatif, feuille de virements, registre et, si nécessaire, feuille des salaires en espèces. Voir télécharger les feuilles bancaires et d'espèces.
• Les avances et échéances de prêts reprises sont déduites des sommes dues par chaque personne.
• Vous pouvez envoyer les bulletins : voir envoyer les bulletins par e-mail ou WhatsApp.

À savoir

• Sans règle des deux personnes, une seule personne peut finaliser directement un brouillon.
• Avec cette règle, l'approbateur doit différer du vérificateur et la personne qui finalise doit différer de l'approbateur.
• Une paie définitive ne change jamais. Pour une petite erreur, ouvrez la personne dans cette paie et utilisez Reporter une correction sur la prochaine paie : saisissez Montant, Sens, dû à la personne ou dû par la personne, et Motif, puis Reporter. Une ligne distincte apparaît dans la prochaine paie.
• Pour refaire une paie, le propriétaire peut la Rouvrir avec un motif dans Motif. Ses enregistrements sont retirés, elle redevient brouillon et sa nouvelle finalisation porte Corrigée. Les bulletins indiquent qu'ils remplacent un bulletin précédent de cette période.
• Chaque étape figure au journal d'activité avec son auteur.
• Paie ne comptabilise pas la paie dans Comptabilité. Voir transmettre les chiffres au comptable.
• Faites vérifier les chiffres, surtout assurance et impôt, par votre comptable.