Choisir comment Kluvan envoie vos e-mails

Kluvan envoie des e-mails pour vous : codes de connexion, invitations, documents, rappels et rapport quotidien. Cet article explique de quelle adresse partent les e-mails, comment les envoyer depuis votre propre serveur de messagerie, et pourquoi certaines adresses ne reçoivent plus d'e-mails.

Avant de commencer

• Seul le propriétaire peut modifier Paramètres → E-mail.
• Pour utiliser votre propre serveur, il vous faut ses paramètres SMTP fournis par votre fournisseur de messagerie : nom du serveur, port, nom d'utilisateur et mot de passe. De nombreux fournisseurs demandent un mot de passe d'application au lieu de votre mot de passe habituel.

Étapes

Envoyer depuis votre propre serveur de messagerie

1. Ouvrez Paramètres → E-mail.
2. Sur la carte SMTP, renseignez Hôte SMTP, Port, Utilisateur et Mot de passe.
3. Renseignez Expéditeur : l'adresse d'où vos e-mails doivent partir.
4. Laissez SSL/TLS coché, sauf indication contraire de votre fournisseur.
5. Appuyez sur Enregistrer. La carte indique que l'envoi par votre serveur est activé.
6. Appuyez sur Envoyer un test et vérifiez qu'il arrive.

Activer le rapport quotidien

1. Sur la même page, cochez Rapport quotidien activé.
2. Renseignez les Destinataires et l'Heure d'envoi.
3. Appuyez sur Enregistrer. Aperçu du rapport de ce soir montre ce qui partira ; Envoyer le rapport du jour maintenant l'envoie immédiatement.

De quelle adresse partent vos e-mails

• L'adresse de Kluvan envoie la plupart des e-mails : codes de connexion, invitations, e-mails sur le compte et la facturation, et les e-mails que vos apps envoient pour vous.
• Les liens de bon de commande destinés aux fournisseurs partent de votre propre serveur quand il est configuré. Sinon, ils partent de l'adresse de Kluvan avec l'e-mail de votre organisation comme adresse de réponse, pour que la réponse du fournisseur vous parvienne.
• Le rapport quotidien et les bons de commande que Stocks envoie par e-mail à un fournisseur partent uniquement de votre propre serveur.

Quand une adresse est rejetée ou signale les e-mails comme spam

Kluvan surveille chaque e-mail qu'il envoie depuis sa propre adresse :

• Rejeté : l'adresse n'existe pas ou refuse les e-mails (rejet définitif), ou trois rejets temporaires d'affilée (par exemple une boîte pleine) en 14 jours. Plus rien ne lui est envoyé : ni codes, ni documents, ni rappels.
• Signalé comme spam : la personne a signalé notre e-mail comme spam. Dès lors, l'adresse ne reçoit que l'essentiel : codes de connexion, invitations et e-mails sur le compte.
• L'adresse d'un nouveau propriétaire ne reçoit que l'essentiel tant que le code de confirmation n'a pas été saisi.

Si votre propre adresse est rejetée, Kluvan affiche un bandeau avec Corriger votre adresse e-mail ; modifiez-la sous Mon e-mail. Les mêmes règles s'appliquent aux adresses de vos clients et fournisseurs : les campagnes, rappels et autres e-mails vers une adresse rejetée sont ignorés. Si un client dit ne rien recevoir, vérifiez l'adresse sur sa fiche et corrigez-la ; une nouvelle adresse repart de zéro.

Bon à savoir

• Le Port doit être 25, 465, 587 ou 2525, et le serveur doit être public. Les adresses d'un réseau privé sont refusées.
• Dernier envoi et Dernière erreur affichent le résultat du dernier rapport ; un échec donne une raison courte, pas une fenêtre contextuelle.
• Le mot de passe est conservé chiffré et n'est plus jamais affiché.
• Une adresse qui n'a posé problème que temporairement (une boîte qui était pleine et a été vidée) peut être débloquée par le support de Kluvan ; écrivez-nous.
• Le contrôle des rejets couvre les e-mails envoyés depuis l'adresse de Kluvan. Pour les e-mails envoyés par votre propre serveur, votre fournisseur vous signale les problèmes.
• Telegram est un autre moyen de recevoir vos résumés : voir Telegram.