Connecter votre logiciel de comptabilité

Cette fonctionnalité est en accès anticipé : elle est développée et testée, mais pas encore activée pour toutes les organisations ou pas encore essayée avec le prestataire externe. Écrivez-nous sur WhatsApp si vous souhaitez l'essayer.

La page Connexions relie Kluvan à un logiciel de comptabilité externe, pour que votre comptable y reçoive vos documents sans les ressaisir. Les connecteurs comptables (Zoho Books, Xero, QuickBooks Online et Daftra) et les connecteurs de places de marché sont en accès anticipé : un connecteur n'apparaît sur la page qu'une fois que Kluvan l'a activé.

Avant de commencer

• Vous devez être le propriétaire ou un responsable.
• Les connexions doivent être incluses dans votre formule. Sinon, la page affiche une carte verrouillée.
• Si la page indique Aucune connexion n'est encore disponible, aucun connecteur n'est encore activé pour votre organisation.

Étapes

1. Ouvrez Paramètres → Connexions.
2. Sur la carte du logiciel, appuyez sur Connecter.
3. Connectez-vous sur la page du logiciel et autorisez l'accès demandé. Pour Daftra, saisissez plutôt le sous-domaine et la clé API que Daftra vous a donnés.
4. Le logiciel vous renvoie vers Kluvan. Si votre connexion ouvre plusieurs organisations, choisissez celle qui correspond à cette organisation et appuyez sur Enregistrer.
5. Ouvrez Comptes. Pour chaque montant, choisissez le compte dans votre logiciel de comptabilité, ou appuyez sur Accepter les suggestions (les comptes suggérés sont signalés). Appuyez sur Enregistrer.
6. Sous Quoi envoyer, cochez Factures fournisseurs et dépenses de Comptabilité et définissez Envoyer à partir de ce jour. Appuyez sur Enregistrer.
7. Appuyez sur Synchroniser, ou attendez : Kluvan envoie de lui-même.
8. Ouvrez Ce que nous envoyons pour voir les documents au fur et à mesure, avec les comptes qu'ils mouvementent.

Ce qui est envoyé

• Vos factures fournisseurs émises dans Comptabilité, avec leur fournisseur (créé comme contact fournisseur la première fois) et les comptes et codes de taxe de Comptabilité que vous avez associés.
• Vos dépenses de Comptabilité, payées par leur compte.
• Kluvan lit la liste des comptes et des taux de taxe du logiciel une fois par jour, et quand vous appuyez sur Synchroniser, pour les proposer dans Comptes.

Une connexion ne modifie rien dans Kluvan : elle lit seulement vos documents.

Quand un document n'est pas envoyé

• Un document dont tous les comptes ne sont pas choisis attend ; la carte indique combien de comptes restent à choisir.
• Un envoi échoué est réessayé après 1 minute, 5 minutes, 30 minutes, 2 heures et 6 heures. Ensuite, ou quand le logiciel le refuse, il passe dans Documents non envoyés avec la raison donnée par le logiciel. Corrigez la cause, puis appuyez sur Renvoyer ou Tout renvoyer.
• Un envoi resté sans réponse est d'abord recherché dans le logiciel par sa référence, si bien qu'un document n'est jamais envoyé deux fois.
• Si le logiciel n'accepte plus la connexion, la carte vous demande de vous reconnecter ; rien n'est envoyé entre-temps.
• Activité liste chaque synchronisation, et Vérifier la connexion teste la connexion.

Bon à savoir

• Accès anticipé : ces connecteurs ont été testés selon les règles publiées par les logiciels, pas encore avec de vrais comptes clients. Vérifiez les premiers documents dans votre logiciel de comptabilité.
• QuickBooks Online : la devise de référence de l'entreprise doit être celle de votre organisation, sinon la connexion est refusée.
• Le nombre de documents envoyés par jour est limité ; le reste part le lendemain.
• Déconnecter arrête les envois. Reconnecter la même organisation conserve vos comptes et n'envoie rien deux fois.
• Places de marché (Amazon, noon, Talabat, le catalogue Meta) sont aussi en accès anticipé et n'apparaissent ici que si elles sont activées pour votre organisation.
• La facturation électronique de votre pays est décrite sur les pages Égypte et Émirats arabes unis.
• Paramètres → Intégrations contient votre bot Telegram et le choix de partager les noms, codes-barres et catégories de vos produits (jamais les prix) dans le catalogue partagé.
• Pour vos propres logiciels, utilisez l'API développeur.