Inviter votre équipe

Chaque personne qui travaille dans Kluvan se connecte avec sa propre adresse e-mail. Vous l'invitez ; elle accepte depuis l'e-mail et se connecte avec un code, comme vous. Chaque personne a un Rôle, une Licence et une liste de Droits.

Avant de commencer

Vous devez être le propriétaire ou un responsable. Décidez d'abord de la licence de chaque personne (voir Licences) :

• Complète : tout ce que son rôle autorise.
• Terrain : travail assigné, temps, photos et listes de contrôle sur les pages pour téléphone.
• Restreinte : libre-service uniquement : ses propres congés, bulletins de paie, notes de frais et listes de contrôle assignées.

Étapes

1. Ouvrez Équipe → Utilisateurs et choisissez Inviter.
2. Saisissez le Nom et l'E-mail de la personne.
3. Choisissez le Rôle : Responsable ou Membre de l'équipe.
4. Choisissez la Licence : complète, terrain ou restreinte.
5. Facultatif : choisissez l'un des Profils prédéfinis pour cocher un ensemble de droits prêt à l'emploi (par exemple pour un comptable ou un magasinier). Vous pourrez modifier chaque droit plus tard.
6. Choisissez Envoyer l'invitation.

La personne reçoit un e-mail avec un lien. Elle confirme son nom et elle a accès. Si l'e-mail n'arrive pas après quelques minutes, demandez-lui de consulter les Courriers indésirables ou le Spam, puis utilisez Renvoyer sous Invitations en attente.

Choisir ce que chaque personne peut faire

1. Ouvrez Équipe → Utilisateurs et choisissez la personne.
2. Ouvrez Droits et cochez ce que cette personne peut faire sans responsable : par exemple voir les coûts, accorder des remises au-delà d'une limite, approuver des factures fournisseurs, voir les salaires.
3. Choisissez Enregistrer.

Rôles

Bon à savoir

• Une invitation est valable 7 jours. Une invitation en attente compte déjà comme une licence ; annulez-la si la personne ne rejoint pas l'équipe.
• Avec plusieurs succursales, un membre de l'équipe peut être limité à certaines succursales : il ne voit que les enregistrements de celles-ci.
• Pour empêcher quelqu'un de se connecter, choisissez Désactiver sur sa ligne. Son travail passé reste dans les enregistrements et le journal d'activité.
• Les RH ont leurs propres droits pour les salaires et les documents : voir Rôles et droits.
• Ensuite : importer vos données.