Conserver et effacer les données des candidats

Les candidats vous confient leur CV et leurs coordonnées. Recrutement enregistre leur consentement, ne conserve leurs données que pendant le nombre de mois choisi et les efface de lui-même une fois ce délai écoulé. Vous pouvez aussi effacer un candidat immédiatement, par exemple à sa demande.

Avant de commencer

• Il vous faut le droit Paramètres du recrutement, durée de conservation et effacement pour modifier les mois, le choix "me conserver" ou pour effacer.

Définir la durée de conservation

1. Ouvrez Recrutement → Paramètres du recrutement.
2. Sous Page carrières, confidentialité et conservation, réglez Conserver les données d'un candidat clôturé (mois) : 12 par défaut.
3. Réglez les mois pour les candidats qui ont accepté d'être conservés pour de futurs postes : 24 par défaut.
4. Sélectionnez Enregistrer.

Étapes pour effacer un candidat immédiatement

1. Ouvrez le candidat et allez dans Confidentialité.
2. Lisez la ligne de consentement, par exemple A accepté le traitement de ses données pour la candidature, avec sa date, et la ligne Ses données seront effacées le suivie d'une date.
3. Si le candidat a retiré son souhait d'être conservé, sélectionnez A retiré "me conserver". S'il a demandé à être conservé, sélectionnez A accepté d'être conservé.
4. Pour effacer tout de suite, cochez Effacer définitivement ce candidat ainsi que chacune de ses candidatures, fichiers et notes.
5. Sélectionnez Effacer maintenant. Le message Les données du candidat sont effacées. s'affiche.

Bon à savoir

• Quand le délai commence. Un candidat dont toutes les candidatures sont clôturées sans embauche est effacé à la dernière date de clôture plus le nombre de mois choisi. Chaque changement d'étape recalcule la date ; tant qu'une candidature est ouverte, rien n'est effacé.
• Ce que l'effacement supprime : le candidat, chaque candidature, la chronologie, les entretiens (et leurs créneaux bloqués dans l'agenda), les grilles d'évaluation, l'offre et son lien, les CV et lettres avec leurs versions, et l'historique des candidatures. Le journal d'activité garde seulement la trace qu'un effacement a eu lieu.
• L'effacement est irréversible.
• Les personnes embauchées ne peuvent pas être effacées ici : leurs données appartiennent à RH et suivent les règles RH sur les données des salariés partis. Voir Exporter ou supprimer les données personnelles d'un salarié parti.
• Le consentement est obligatoire. La page carrières le demande, et un candidat ajouté manuellement exige que la case soit cochée. Le texte de consentement indique au candidat pendant combien de mois vous conservez ses coordonnées.
• Les mois peuvent être réglés de 1 à 60.
• Effacer toute votre organisation efface aussi toutes les données de recrutement.
• Voir aussi : Recevoir des candidatures sur votre page carrières.