Importer depuis Excel avec nos modèles

Vous tenez vos listes dans un tableur, ou vous partez de zéro ? Remplissez l'un des modèles vierges de Kluvan et importez-le. Votre propre feuille convient aussi : Kluvan lit les en-têtes, en anglais, en arabe, en hindi ou en ourdou.

Avant de commencer

• Vous devez être le propriétaire ou un responsable.
• Enregistrez le fichier en .xlsx ou en CSV. Les anciens fichiers .xls et les fichiers .ods sont refusés.

Étapes

1. Ouvrez Paramètres → Importer vos données.
2. Sous Fichiers vierges à remplir, appuyez sur Excel ou CSV à côté de la liste voulue : Produits, Clients, Fournisseurs ou Stock initial. Le fichier arrive dans votre langue.
3. Lisez la feuille Comment remplir, puis remplissez une ligne par enregistrement sous les en-têtes.
4. Enregistrez le fichier.
5. De retour sur Importer vos données, choisissez le fichier et appuyez sur Lire le fichier.
6. Vérifiez les colonnes et les constats, puis appuyez sur Importer. Voir le fonctionnement de l'importation.
7. Recommencez pour la liste suivante, dans cet ordre : produits, clients, fournisseurs, stock initial.

Les colonnes

Conseils pour remplir

• Seul le nom est obligatoire. Laissez toute autre cellule vide si vous ne connaissez pas la valeur.
• Écrivez les prix et les quantités comme de simples nombres (12.50), sans symbole de devise.
• Mettez la colonne des codes-barres au format Texte dans Excel. Sinon, Excel transforme les codes-barres longs en nombres comme 6.22E+12 et les chiffres sont perdus ; une telle ligne arrive sans code-barres.
• Écrivez les dates sous la forme année-mois-jour (2027-03-31).
• Un seul code-barres par cellule. Si une cellule en contient plusieurs, seul le premier est conservé.

Bon à savoir

• Soldes d'ouverture : le solde de chaque client est passé comme une ligne d'ouverture unique sur son compte, nommée "Solde d'ouverture (importé …)", à la date que vous choisissez. Le solde d'un fournisseur va sur le compte du fournisseur de la même façon. C'est un total par personne, pas ses factures une par une.
• Un solde inférieur à zéro (vous devez de l'argent à un client) n'est pas passé. Saisissez-le à la main s'il est correct.
• Un client ou un fournisseur que vous aviez déjà ne reçoit un solde d'ouverture qu'avec Mettre à jour tout ce que le fichier renseigne, et seulement tant que son compte est à zéro.
• Les produits prennent le taux de TVA de votre organisation. Une Taxe % différente dans le fichier est signalée par une remarque.
• L'importation ne crée pas de lots ; le numéro de lot est inscrit sur le mouvement de stock initial.
• L'e-mail, l'adresse et le code des clients et des fournisseurs peuvent être conservés dans la note.
• L'historique des ventes n'est pas importé. Les soldes d'ouverture des comptes de Comptabilité se saisissent dans Comptabilité.
• Le fichier des constats (Télécharger les constats (CSV)) liste chaque ligne qui pose problème, pour que vous la corrigiez dans Excel et importiez de nouveau le fichier. Vous pouvez annuler une importation pendant 30 jours.