Quitter Zoho Books ou Zoho Inventory

Vous quittez Zoho Books ou Zoho Inventory ? Importez vos listes et les soldes de départ. Kluvan n'a pas de format prédéfini pour les fichiers Zoho, il associe donc chaque colonne d'après son en-tête et son contenu ; vous vérifiez d'abord chaque proposition.

Avant de commencer

• Choisissez votre date de départ, par exemple le premier jour d'un mois. Vos soldes sont pris à cette date.
• Gardez Zoho pour l'historique : les anciennes factures, les paiements et les rapports y restent.
• Vous devez être le propriétaire ou un responsable dans Kluvan.

Étapes

1. Dans Zoho, exportez vos articles vers CSV ou Excel.
2. Dans Zoho, exportez vos clients vers CSV ou Excel.
3. Dans Zoho, exportez vos fournisseurs vers CSV ou Excel.
4. Dans Zoho, exportez vers Excel le rapport de ce que chaque client doit à votre date de départ, et le rapport de ce que vous devez à chaque fournisseur. Copiez le total de chaque personne dans une colonne de solde des fichiers clients et fournisseurs.
5. Si vous suivez le stock dans Zoho, exportez aussi la quantité de chaque article à votre date de départ. Elle peut figurer dans une colonne du fichier des articles, ou dans un fichier distinct importé comme Stock initial.
6. Dans Kluvan, ouvrez Paramètres → Importer vos données et importez d'abord le fichier des articles.
7. Vérifiez la proposition pour chaque colonne sous Colonnes : à quoi correspond chacune : le nom de l'article, le SKU (Code / SKU), le prix de vente (Prix de vente) et le prix d'achat (Coût).
8. Lisez Ce que nous avons trouvé, puis appuyez sur Importer.
9. Importez le fichier des clients (solde → Solde d'ouverture qu'ils nous doivent), puis le fichier des fournisseurs (solde → Solde d'ouverture que nous devons). Réglez chaque fois Date des soldes d'ouverture et du stock sur votre date de départ.

Ce qui est repris

• Articles : nom, SKU, description, unité, prix de vente, coût et, si vous l'importez, le stock.
• Clients et fournisseurs : nom, e-mail, téléphone, adresse, numéro fiscal et un solde d'ouverture chacun.

Ce qui ne l'est pas

• Les factures clients et fournisseurs ouvertes, les paiements, les journaux et l'historique des ventes ne sont pas importés. Importez plutôt un solde d'ouverture par client et par fournisseur, et gardez Zoho pour l'historique.
• Les comptes, les paramètres de taxe et les listes de prix de Zoho ne sont pas importés. Les produits prennent le taux de TVA de votre organisation.

Vérifications après l'importation

• Comparez le total de la simulation ("… dû au total") avec le total de Zoho de ce que doivent les clients à votre date de départ, et faites de même pour les fournisseurs.
• Vérifiez le stock de quelques articles par rapport à Zoho.
• Téléchargez les constats (CSV) et traitez chaque ligne ignorée.
• Un problème ? Annulez l'importation, corrigez le fichier et importez-le de nouveau.

Bon à savoir

• Un fichier trop volumineux (plus de 20 MB ou 50 000 lignes) : découpez-le et importez les parties l'une après l'autre.
• Vous démarrez la comptabilité dans Comptabilité ? Saisissez-y les soldes d'ouverture de vos comptes ; cette importation remplit les clients, les fournisseurs, les produits et le stock.
• Plus d'informations sur les colonnes et les limites : le fonctionnement de l'importation.