Importer vos listes avec Importer vos données

Importer vos données fait entrer vos listes dans Kluvan depuis n'importe quel fichier Excel (.xlsx) ou CSV : produits, clients, fournisseurs et stock initial. Vous vérifiez tout avant l'entrée des données, et vous pouvez annuler une importation pendant 30 jours.

Avant de commencer

• Vous devez être le propriétaire ou un responsable.
• Importez d'abord les produits, puis les clients et les fournisseurs, puis le stock initial (le stock retrouve son produit par code-barres, code ou nom, le produit doit donc déjà exister).
• Les fournisseurs et le stock initial nécessitent l'app Stocks activée (choisir vos apps).

Étapes

1. Ouvrez Paramètres → Importer vos données.
2. Sous Que contient le fichier ?, gardez Laissez-nous déterminer (recommandé) ou choisissez vous-même le type.
3. Choisissez le fichier et appuyez sur Lire le fichier.
4. Kluvan trouve la feuille, la ligne d'en-têtes et le type. S'il connaît le logiciel d'où vient le fichier, il indique Reconnu : un export de …. Modifiez Feuille, Les en-têtes sont sur la ligne ou Lire comme si la proposition est fausse.
5. Sous Colonnes : à quoi correspond chacune, vérifiez où va chaque colonne. Chaque proposition indique pourquoi : format connu, d'après son en-tête ou d'après son contenu. Choisissez (ignorer) pour une colonne dont vous ne voulez pas.
6. Regardez Les premières lignes. Pour les lignes que vous avez déjà, choisissez Conserver ce que j'ai, Mettre à jour uniquement les prix et le stock (pour les personnes : Compléter ce qui manque) ou Mettre à jour tout ce que le fichier renseigne.
7. Réglez Date des soldes d'ouverture et du stock. Si nécessaire, réglez Les nombres sont écrits comme et Les dates sont écrites comme.
8. Lisez Ce que nous avons trouvé : les lignes ignorées, les points à vérifier et les remarques. Appuyez sur Télécharger les constats (CSV) pour corriger les lignes dans Excel. Appuyez sur Vérifier à nouveau après une modification.
9. Lisez la simulation, par exemple "Ajoutera 1 240 produits, en mettra à jour 85, en ignorera 12".
10. Appuyez sur Importer et confirmez. La barre de progression montre chaque ligne ; le résultat indique ce qui a été ajouté, mis à jour, ignoré et quels soldes ont été passés.

Bon à savoir

• Fichiers : .xlsx, .csv, .tsv ou .txt, jusqu'à 20 MB et 50 000 lignes (200 colonnes, 40 feuilles). Un ancien fichier .xls ou un fichier .ods est refusé : enregistrez-le d'abord en .xlsx ou CSV. Une image, un PDF ou un classeur endommagé est refusé avec la raison.
• Formules : Kluvan lit la valeur enregistrée par Excel, jamais la formule. Une cellule de texte qui commence par = + - ou @ perd ces caractères, et les constats le signalent. Kluvan lit uniquement le tableau ; il n'analyse pas les fichiers à la recherche de virus.
• Correspondance : les produits sont rapprochés par code-barres, puis par nom ; les clients et les fournisseurs par téléphone, puis par nom. Un nom qui appartient à un autre enregistrement est ignoré, si bien que deux enregistrements ne sont jamais confondus.
• Le même fichier deux fois est reconnu. Le relancer ne fait que mettre à jour ; rien n'est ajouté deux fois et aucun solde d'ouverture n'est passé deux fois.
• Cet importateur traite les listes et les soldes d’ouverture. Pour les écritures historiques et les factures clients ou fournisseurs payées, partiellement payées ou impayées, utilisez la migration comptable historique. Choisissez une seule méthode par solde tiers : ne l’importez pas ici et via les documents historiques. Conservez le système source comme référence ; son historique natif et chaque ancien paiement ne sont pas automatiquement convertis.
• Un solde inférieur à zéro n'est pas passé ; saisissez-le à la main s'il est correct.
• Chaque importation est listée sous Vos importations. Vous pouvez annuler une importation pendant 30 jours.
• Vous partez de rien ? Utilisez les modèles vierges.