حسابات کے ریکارڈ کے ساتھ فائلیں منسلک کریں

منسلک فائلیں حسابات کے کسی ریکارڈ کا ثبوت اسی کے ساتھ رکھتی ہیں: بل پر سپلائر کی انوائس، خرچ پر رسید، جرنل انٹری پر معاہدہ۔ فائلیں صرف حسابات کے صارفین دیکھ سکتے ہیں اور انکرپٹ کر کے محفوظ کی جاتی ہیں۔

شروع کرنے سے پہلے

• جس کے پاس کھاتے اور رپورٹ دیکھیں کا اختیار ہو وہ فائل ڈاؤن لوڈ کر سکتا ہے۔ اپ لوڈ کرنے یا ہٹانے کے لیے ریکارڈ کا اختیار بھی چاہیے: جرنل انٹری کے لیے اندراج درج اور الٹیں، بل اور اخراجات کے لیے خریداری اور ادائیگیاں سنبھالیں، فروخت کی دستاویزات کے لیے سیل دستاویزات اور ادائیگیاں سنبھالیں۔
• پہلے ریکارڈ محفوظ کریں۔ نئے، غیر محفوظ مسودے کے ساتھ فائلیں منسلک نہیں ہوتیں۔

مراحل

1. ریکارڈ کھولیں: درج شدہ جرنل انٹری، ادا شدہ خرچ، سپلائر بل یا کریڈٹ نوٹ، یا محفوظ کی گئی کوٹیشن، آرڈر، ڈلیوری نوٹ، انوائس یا کریڈٹ نوٹ۔
2. منسلک فائلیں منتخب کریں۔
3. فائل چنیں۔ PDF، JPEG، PNG اور WebP قبول ہیں؛ صفحہ فائل کا زیادہ سے زیادہ حجم دکھاتا ہے۔
4. فائل اپ لوڈ کریں منتخب کریں۔
5. فائل ڈاؤن لوڈ کرنے کے لیے اس کا نام منتخب کریں۔
6. فائل ہٹانے کے لیے منسلک فائل ہٹائیں کھولیں، وجہ لکھیں اور منسلک فائل ہٹائیں منتخب کریں۔
7. واپس جانے کے لیے دستاویز پر واپس جائیں منتخب کریں۔

جاننے کی باتیں

• منسلک فائلیں کبھی اعداد و شمار نہیں بدلتیں اور گاہک کے لنک یا پرنٹ شدہ دستاویز پر کبھی نظر نہیں آتیں۔
• ہر ڈاؤن لوڈ سرگرمی کے ریکارڈ میں درج ہوتا ہے، اس کے ساتھ کہ کس نے فائل کھولی۔
• فائلیں ڈاؤن لوڈ ہوتی ہیں، براؤزر میں نہیں دکھائی جاتیں، اور ان کا وائرس اسکین نہیں ہوتا۔ صرف وہی فائلیں کھولیں جن کی آپ کو توقع ہو۔
• حسابات جانچتی ہے کہ فائل واقعی PDF یا تصویر ہے، اس کا نام چاہے کچھ بھی ہو۔
• منسلک فائلوں کی اسٹوریج دکھاتی ہے کہ حسابات کی آپ کی گنجائش میں سے کتنی استعمال ہو چکی ہے۔ اس میں صرف حسابات کی منسلک فائلیں گنی جاتی ہیں۔ جگہ خالی کرنے کے لیے غیر ضروری فائلیں ہٹا دیں۔
• فائلوں کے ورژن نہیں ہوتے: فائل بدلنے کے لیے نئی فائل اپ لوڈ کریں اور پرانی ہٹا دیں۔
• فائل ہٹانے کے لیے وجہ ضروری ہے، جو سرگرمی کے ریکارڈ میں محفوظ رہتی ہے۔
• جرنل انٹری کی منسلک فائلیں اس کی طے شدہ نقول یا الٹے اندراجات میں نقل نہیں ہوتیں۔
• تصویر سے سپلائر کی انوائس پڑھنا ایک الگ سہولت ہے: دیکھیں سپلائر بل درج کریں۔