بار بار بننے والی انوائس ترتیب دیں

بار بار بننے والی انوائس آپ کی پہلے سے جاری کی گئی انوائس کو دہراتی ہے، مثلاً ماہانہ سروس فیس۔ ہر واجب تاریخ پر حسابات اسی گاہک، سطروں اور شرائط کے ساتھ ایک نئی انوائس جاری کرتی ہے۔

جاری کرنے سے پہلے جائزہ: شیڈول محفوظ کرنے سے پہلے بننے والی انوائسز بطور مسودہ محفوظ کریں منتخب کریں۔ ہر مقررہ تاریخ پر مسودہ بنتا ہے اور کھاتوں یا گاہک کے بیلنس میں اندراج کیے بغیر شیڈول آگے بڑھتا ہے۔ جائزہ لینے اور جاری کرنے کے لیے Books → Invoices میں مسودہ کھولیں۔ نیچے بیان کردہ خودکار اجرا اس اختیار کے بند ہونے پر لاگو ہوتا ہے۔ مسودوں کے شیڈول خودکار ای میل استعمال نہیں کر سکتے۔

شروع کرنے سے پہلے

• آپ کو حسابات کا اختیار سیل دستاویزات اور ادائیگیاں سنبھالیں چاہیے۔
• پہلی انوائس معمول کے مطابق جاری کریں۔ صرف کیٹلاگ آئٹمز کے بغیر انوائس (آزاد متن والی سطریں) دہرائی جا سکتی ہیں۔

مراحل

1. جاری شدہ انوائس کھولیں اور بار بار بننے والی انوائس منتخب کریں۔
2. شیڈول کا نام لکھیں، مثلاً "دفتر کی صفائی، ماہانہ"۔
3. اگلی تاریخ درج کریں: پہلی دہرائی جانے والی انوائس کی تاریخ۔
4. ہر اتنے عرصے بعد اور یونٹ درج کریں: دن، ہفتہ، مہینہ یا سال۔ مثلاً ہر سہ ماہی کے لیے 3 اور مہینہ۔
5. اگر شیڈول کو رکنا ہو تو آخری تاریخ (اختیاری) درج کریں۔
6. جاری انوائس خودکار بھیجنے کے لیے ہر جاری کردہ انوائس خودکار ای میل سے بھیجیں منتخب کریں۔ درست انوائس ای میل اور دستاویز کا عوامی پتہ ضروری ہے۔
7. محفوظ کریں · فعال منتخب کریں۔

اپنے شیڈول سنبھالیں

• ہر شیڈول اس کی اگلی تاریخ کے ساتھ دیکھنے کے لیے حسابات ← بار بار بننے والی انوائس کھولیں۔
• آئندہ انوائس روکنے کے لیے روکیں منتخب کریں، اور دوبارہ شروع کرنے کے لیے جاری رکھیں۔
• انتظار کیے بغیر واجب انوائس ابھی جاری کرنے کے لیے اگلی واجب انوائس جاری کریں منتخب کریں۔
• تاریخیں یا وقفہ بدلنے کے لیے ترمیم منتخب کریں۔

جاننے کی باتیں

• خودکار ای میل فعال ہو تو ہر جاری انوائس محفوظ لنک کے ساتھ ارسال کی قطار میں آتی ہے۔ ورنہ خود بھیجیں۔
• شیڈول میں تازہ ای میل کی حالت اور ترسیل کی تاریخ دیکھیں۔ عارضی ناکامی پر پس منظر میں دوبارہ کوشش ہوتی ہے؛ دوبارہ بھیجنے کی کوشش کریں فوراً کوشش کرتا ہے۔ ای میل کی ناکامی نہ دوسری انوائس بناتی ہے نہ اگلی تاریخ روکتی ہے۔
• ترسیل کی تصدیق نہ ہو تو دہرے ارسال سے بچنے کے لیے خودکار کوشش رک جاتی ہے۔ انوائس سے دوبارہ بھیجنے سے پہلے کسٹمر سے تصدیق کریں۔
• توقف نئی انوائس روکتا ہے۔ جاری انوائس کی قطار میں موجود ای میل بھیجی جاتی رہتی ہیں۔ Books بند کرنے سے اجرا اور ارسال دونوں رک جاتے ہیں۔
• 31 تاریخ یا 29 فروری پر مقرر شیڈول وہی دن رکھتا ہے: چھوٹے مہینوں میں مہینے کا آخری دن استعمال ہوتا ہے۔
• اگر تاریخ کسی بند مہینے میں آئے تو حسابات انوائس کو آپ کی جانچ کے لیے مسودے کے طور پر چھوڑ دیتی ہے۔ وہ مسودہ منسوخ کرنے سے وہ ایک تاریخ رہ جاتی ہے۔
• دوسری کرنسی کی انوائس مسودے کے طور پر انتظار کرتی ہے جب تک آپ اس دن کی شرح مبادلہ نہ لکھیں۔ حسابات کبھی پرانی شرح دوبارہ استعمال نہیں کرتی۔
• دہرائی گئی انوائس شیڈول کی قیمتیں، سیلز پرسن اور کاسٹ سینٹر رکھتی ہیں۔ آپ کے کیٹلاگ یا گاہک کی قیمتوں کی فہرستوں میں قیمتوں کی تبدیلی انہیں نہیں بدلتی۔
• 13 ہفتوں کی پیش گوئی آنے والی بار بار بننے والی انوائس کو آنے والی رقم میں گنتی ہے: دیکھیں آنے اور جانے والی رقم اور نقدی کی پیش گوئی۔
• پلانز اور تجدید کے ساتھ سبسکرپشن بلنگ کے لیے سبسکرپشن ایپ دیکھیں۔