کھاتوں کی فہرست کے ساتھ کام کریں

کھاتوں کی فہرست (چارٹ آف اکاؤنٹس) ہر وہ کھاتہ ایک درخت کی شکل میں دکھاتی ہے جس میں حسابات اندراج کرتی ہے۔ حسابات ترتیب کے دوران اسے آپ کے ملک کے مطابق بناتی ہے؛ آپ اپنے کھاتے شامل کر سکتے ہیں، ان کے نام بدل سکتے ہیں، اور ایک ہی کام کرنے والے دو کھاتے ضم کر سکتے ہیں۔

شروع کرنے سے پہلے

• جس کے پاس کھاتے اور رپورٹ دیکھیں کا اختیار ہو وہ فہرست اور لیجر کھول سکتا ہے۔ شامل کرنے، ترمیم کرنے اور ضم کرنے کے لیے حسابات کی ترتیب اور مدت بند کریں چاہیے۔

کھاتہ شامل کریں یا اس میں ترمیم کریں

1. حسابات ← کھاتوں کی فہرست کھولیں۔
2. کھاتہ شامل کریں کھولیں، یا کسی کھاتے کے ساتھ ترمیم منتخب کریں۔
3. کوڈ، نام، دوسری زبان میں نام، قسم (اثاثہ، واجب الادا، حقوق ملکیت، آمدن یا خرچ) اور بنیادی کھاتہ بھریں۔
4. محفوظ کریں منتخب کریں۔ کسی کھاتے کا استعمال بند کرنے کے لیے فعال سے نشان ہٹا دیں۔

کسی کھاتے کا لیجر کھولیں

1. فہرست میں کھاتے کا نام منتخب کریں، یا کسی رپورٹ میں کوئی کھاتہ۔
2. مہینہ چنیں، اور ضرورت ہو تو شاخ یا لاگت کا مرکز، اور دکھائیں منتخب کریں۔
3. ابتدائی بیلنس، ہر اندراج اس کے چلتے بیلنس کے ساتھ، اور اختتامی بیلنس پڑھیں۔ جرنل انٹری کھولنے کے لیے اندراج کا نمبر منتخب کریں۔

دو کھاتے ضم کریں

1. فہرست میں جس کھاتے کی آپ کو مزید ضرورت نہیں اس کے ساتھ کھاتوں کو ضم کریں منتخب کریں۔
2. منزل کا کھاتا چنیں اور منتقلی کا پیش منظر منتخب کریں۔ حسابات منتقل ہونے والا بیلنس شاخ اور لاگت کے مرکز کے لحاظ سے دکھاتی ہے۔
3. وجہ لکھیں اور رقم منتقل کریں اور کھاتا غیر فعال کریں منتخب کریں۔

جاننے کی باتیں

• نظام کا کھاتہ ان کھاتوں پر لگا ہوتا ہے جن کی حسابات کو ضرورت ہے۔ ان کا کوڈ اور قسم مقفل ہوتے ہیں اور انہیں فعال رہنا ہوتا ہے۔
• ٹرائل بیلنس ہر مہینے کی ڈیبٹ اور کریڈٹ حرکات دکھاتا ہے، کسی تاریخ پر بیلنس نہیں۔ بیلنس کے لیے بیلنس شیٹ استعمال کریں: دیکھیں مالی رپورٹیں چلائیں۔
• ضم کرنا باقی بیلنس کو آج کی تاریخ کے ایک اندراج سے منتقل کرتا ہے۔ پچھلے اندراجات جیسے تھے ویسے رہتے ہیں، اور پرانا کھاتہ ہمیشہ کے لیے غیر فعال ہو جاتا ہے۔
• دونوں کھاتے آپ کے اپنے اور ایک ہی قسم کے ہونے چاہئیں۔ نظام کے کھاتے، بینک اور نقد کھاتے، ذیلی کھاتوں والے کھاتے اور آج کے بعد کی تاریخ کے اندراجات والے کھاتے ضم نہیں ہو سکتے۔
• پرانا کھاتہ استعمال کرنے والے مسودے، بار بار چلنے والے ٹیمپلیٹ، اثاثوں کی ترتیبات اور بجٹ نہیں بدلتے۔ انہیں خود اپ ڈیٹ کریں۔
• جب منظوریاں چالو ہوں تو ضم کرنے کو بھی کسی دوسرے اندراج کی طرح منظوری چاہیے: دیکھیں اندراج کی منظوری۔ اسے واپس نہیں کیا جا سکتا۔
• بغیر بیلنس والا کھاتہ اندراج کے بغیر غیر فعال ہو جاتا ہے۔