खाता चार्ट के साथ काम करें

खाता चार्ट उन सभी खातों को पेड़ के रूप में दिखाता है जिनमें Books पोस्ट करता है। सेटअप में Books इसे आपके देश के लिए बनाता है; अपने खाते जोड़ें, नाम बदलें और समान काम वाले दो खाते मिलाएँ।

शुरू करने से पहले

• Books और रिपोर्ट देखें वाला कोई भी व्यक्ति चार्ट व बही खोल सकता है। जोड़ने, संपादित करने और मिलाने के लिए Books सेट अप करें और अवधि लॉक करें चाहिए।

खाता जोड़ें या संपादित करें

1. Books → खाता चार्ट खोलें।
2. खाता जोड़ें खोलें या खाते के पास संपादित करें चुनें।
3. कोड, नाम, दूसरी भाषा में नाम, प्रकार (संपत्ति, दायित्व, इक्विटी, आय या खर्च) और मूल खाता भरें।
4. सहेजें चुनें। खाता उपयोग बंद करने के लिए सक्रिय हटाएँ।

खाते की बही खोलें

1. चार्ट में खाते का नाम या रिपोर्ट में खाता चुनें।
2. महीना और आवश्यक हो तो शाखा या लागत केंद्र चुनकर दिखाएँ चुनें।
3. शुरुआती शेष, हर प्रविष्टि के साथ चलता शेष और अंतिम शेष पढ़ें। जर्नल खोलने के लिए प्रविष्टि नंबर चुनें।

दो खाते मिलाएँ

1. चार्ट में अनावश्यक खाते के पास खाते मिलाएँ चुनें।
2. गंतव्य खाता चुनकर अंतरण पूर्वावलोकन चुनें। Books शाखा और लागत केंद्र के अनुसार स्थानांतरित होने वाला शेष दिखाता है।
3. कारण लिखकर अंतरण करें और खाता बंद करें चुनें।

ध्यान देने योग्य बातें

• सिस्टम खाता Books के आवश्यक खातों को चिह्नित करता है। उनका कोड और प्रकार लॉक है तथा सक्रिय रहना आवश्यक है।
• तलपट हर महीने के डेबिट और क्रेडिट आवागमन दिखाता है, किसी तारीख का शेष नहीं। शेष के लिए बैलेंस शीट लें: वित्तीय रिपोर्ट चलाएँ देखें।
• विलय आज की तारीख वाली एक प्रविष्टि से बचा शेष ले जाता है। पिछली प्रविष्टियाँ यथावत रहती हैं और पुराना खाता स्थायी निष्क्रिय होता है।
• दोनों आपके अपने, समान प्रकार के खाते होने चाहिए। सिस्टम खाते, बैंक व नकद खाते, उपखातों वाले खाते और आज के बाद की प्रविष्टियों वाले खाते नहीं मिल सकते।
• पुराने खाते वाले ड्राफ़्ट, आवर्ती टेम्पलेट, संपत्ति सेटिंग्स और बजट नहीं बदलते। उन्हें स्वयं अद्यतन करें।
• अनुमोदन चालू हो तो किसी भी प्रविष्टि की तरह विलय को अनुमोदन चाहिए: पोस्टिंग अनुमोदन देखें। इसे पूर्ववत नहीं कर सकते।
• शून्य शेष वाला खाता बिना प्रविष्टि बंद होता है।