Books सेट अप करें

सेटअप संगठन के देश से खाता चार्ट और कर कोड बनाता है तथा दस्तावेज़ों पर छपने वाले विवरण सहेजता है। हर चरण अलग सहेजता है, इसलिए रुककर बाद में लौट सकते हैं।

शुरू करने से पहले

• संगठन के लिए Books चालू करें: ऐप चुनें देखें।
• मालिक या Books के Books सेट अप करें और अवधि लॉक करें अधिकार वाला प्रबंधक होना चाहिए। केवल मालिक कर पहचान बदल और लेखाकार आमंत्रित कर सकता है।

चरण

1. Books → Books सेट अप करें खोलें। ऊपर चरण हैं: व्यवसाय सेटिंग्स, कर पहचान, नकद और बैंक खाते, शुरुआती शेष और लेखाकार पहुँच।
2. व्यवसाय सेटिंग्स में व्यवसाय प्रकार और वित्त वर्ष आरंभ (महीना-दिन) में महीना चुनें।
3. Books आरंभ तारीख दें: पहला दिन जिसे Books में शामिल करना है।
4. नए चालानों के लिए डिफ़ॉल्ट भुगतान अवधि (दिन) दें।
5. सामान्यतः VAT सहित कीमत भरते हों तो कीमतों में VAT शामिल है चुनें। केवल नए बिक्री ड्राफ़्ट का डिफ़ॉल्ट है।
6. दस्तावेज़ों पर छपने वाले भुगतान निर्देश (जैसे बैंक विवरण) और वैकल्पिक दस्तावेज़ पादलेख दें।
7. सहेजें और चार्ट बनाएँ चुनें। Books देश के खाते व कर कोड बनाता है। चार्ट न बना हो तो खाते बनाएँ चुनें।
8. कर पहचान में शाखा चुनकर दिखाएँ लें, फिर कर पंजीकरण नंबर, पता और फ़ोन भरें। सहेजें और जारी रखें चुनें।
9. नकद और बैंक खाते में हर बैंक का नाम, खाता नंबर और IBAN देकर सहेजें चुनें। दूसरा बैंक या नकद खाता बनाने के लिए खाता जोड़ें लें।
10. शुरुआती शेष में शुरुआती शेष चुनकर आरंभिक आँकड़े भरें: शुरुआती शेष भरें देखें।
11. लेखाकार पहुँच में लेखाकार का नाम व ईमेल देकर लेखाकार आमंत्रण भेजें चुनें।

ध्यान देने योग्य बातें

• देश चार्ट में दो भाषाओं के 60 खाते हैं। मिस्र व यूएई का अपना चार्ट; बाकी देशों (International) में सामान्य चार्ट है, जिसके कर कोड किसी देश का VAT नहीं मानते। आधार मुद्रा देश या साइन-अप में चुनी मुद्रा से आती है; Books में प्रविष्टि, दस्तावेज़ या बिल आने से पहले मालिक एक बार बदल सकता है: Books की आधार मुद्रा देखें।
• कर पंजीकरण नंबर पंक्ति का कर नहीं तय करता। हर चालान या बिल पंक्ति का कर कोड आप चुनते हैं।
• Books के छह अधिकार हैं: Books और रिपोर्ट देखें, बिक्री दस्तावेज़ और भुगतान प्रबंधित करें, खरीद और भुगतान प्रबंधित करें, बैंकिंग प्रबंधित करें, जर्नल पोस्ट और उलटें, Books सेट अप करें और अवधि लॉक करें। मालिक के पास सभी हैं। मालिक देने तक प्रबंधक समेत किसी और के पास कोई नहीं। भूमिकाएँ और अधिकार देखें।
• कुछ शाखाओं तक सीमित उपयोगकर्ता Books की धन स्क्रीन नहीं खोल सकते। हर शाखा की पहुँच दें।
• लेखाकार आमंत्रण सभी छह अधिकार देता है। बाद में उपयोगकर्ता और अधिकार प्रबंधित करें में समीक्षा या बदलाव करें, या अपनी टीम आमंत्रित करें देखें।
• केवल-पठन संगठन सेटअप देख सकता है, पर हर बदलाव और आमंत्रण बंद है।