گاہک کو انوائس یا کوٹیشن بھیجیں

انوائس، کوٹیشن یا کریڈٹ نوٹ جاری ہونے کے بعد آپ گاہک کو اس کا نجی لنک دے سکتے ہیں، وہ لنک ای میل یا WhatsApp سے بھیج سکتے ہیں، یا دستاویز پرنٹ کر سکتے ہیں۔

شروع کرنے سے پہلے

• آپ کو حسابات کا اختیار سیل دستاویزات اور ادائیگیاں سنبھالیں چاہیے۔
• گاہک کے لنک آپ کے ادارے کا عوامی پتہ استعمال کرتے ہیں۔ پہلے اسے آن لائن ترتیبات کے صفحے پر مقرر کریں؛ تب تک حسابات آپ سے ایسا کرنے کو کہتی ہے۔
• دستاویز جاری شدہ ہونی چاہیے۔ مسودے شیئر نہیں ہو سکتے۔

مراحل

1. جاری شدہ دستاویز کھولیں، مثلاً حسابات ← انوائس سے۔
2. گاہک کا لنک منتخب کریں۔ لنک دستاویز کے نیچے نظر آتا ہے، کاپی کرنے کے لیے تیار۔
3. اسے ای میل کرنے کے لیے ای میل بھیجیں منتخب کریں۔ حسابات لنک دستاویز پر درج پتے پر بھیجتی ہے۔
4. WhatsApp استعمال کرنے کے لیے واٹس ایپ منتخب کریں، پھر واٹس ایپ کھولیں۔ WhatsApp پیغام تیار حالت میں کھلتا ہے؛ بھیجنے کا بٹن آپ خود دباتے ہیں۔
5. پرنٹ کرنے کے لیے پرنٹ کریں یا PDF محفوظ کریں منتخب کریں اور اپنے براؤزر کی پرنٹ ونڈو استعمال کریں۔ فائل حاصل کرنے کے لیے وہاں "Save as PDF" چنیں۔
6. لنک کو بند کرنے کے لیے لنک منسوخ کریں منتخب کریں۔

جاننے کی باتیں

• لنک لمبا اور بے ترتیب ہوتا ہے اور ایک سال تک کام کرتا ہے۔ اسے منسوخ کرنے سے یہ فوراً بند ہو جاتا ہے؛ دوبارہ گاہک کا لنک منتخب کرنے سے نیا لنک بنتا ہے۔
• گاہک کا صفحہ صرف وہی دستاویز دکھاتا ہے۔ یہ اس کی دوسری انوائس یا مجموعی بیلنس نہیں دکھاتا، اور اس پر آن لائن ادائیگی کا کوئی بٹن نہیں ہوتا۔
• بھیجی گئی انوائس تاریخ کے ساتھ بھیج دیا دکھاتی ہے۔ WhatsApp پیغام کھولنے سے یہ ثابت نہیں ہوتا کہ وہ بھیجا گیا، اس لیے حسابات اسے بھیجا گیا نشان زد نہیں کرتی۔ اگر آپ نے انوائس کسی دوسری ایپ سے بھیجی ہو تو انوائس پر بھیجا گیا درج کریں استعمال کریں اور وجہ دیں۔
• اگر حسابات دکھائے کہ ترسیل کی تصدیق نہیں ہو سکی ("Delivery could not be confirmed")، تو دوبارہ بھیجنے سے پہلے وصول کنندہ جانچ لیں، تاکہ گاہک کو پیغام دو بار نہ ملے۔
• مالک بھیجے گئے اور زیر التوا پیغامات حسابات ← پیغامات کے تحت دیکھ سکتا ہے۔
• پرنٹ آپ کا براؤزر A4 صفحے پر عربی اور انگریزی میں کرتا ہے۔ ہمارے سرور پر کوئی PDF نہیں بنتا، اور کئی صفحات والی لمبی دستاویزات پوری طرح جانچی نہیں گئیں۔ ترتیب دستاویزات کی شکل بدلیں میں بدلیں۔
• صفحے پر لکھا ہوتا ہے کہ یہ ایک تیار کردہ دستاویز ہے: اس پر بھروسا کرنے سے پہلے آپ کے اکاؤنٹنٹ کو ٹیکس کی تفصیلات اور گول کرنے کی تصدیق کرنی چاہیے۔
• کوٹیشن کے لیے گاہک اسی صفحے پر قبول یا مسترد کر سکتا ہے: دیکھیں کوٹیشن بھیجیں اور نتیجہ دیکھیں۔