Enviar una factura o cotización a un cliente

Una vez emitida una factura, cotización o nota de crédito, puede dar al cliente un enlace privado, enviarlo por correo o WhatsApp, o imprimir el documento.

Antes de empezar

• Necesita el permiso de Contabilidad Gestionar documentos de venta y pagos.
• Los enlaces del cliente usan la dirección pública de su organización. Configúrela primero en los ajustes En línea; hasta entonces Contabilidad le pedirá que lo haga.
• El documento debe estar emitido. Los borradores no pueden compartirse.

Pasos

1. Abra el documento emitido, por ejemplo desde Contabilidad → Factura.
2. Seleccione Enlace del cliente. El enlace aparece debajo del documento, listo para copiar.
3. Para enviarlo por correo, seleccione Enviar correo. Contabilidad envía el enlace a la dirección del documento.
4. Para usar WhatsApp, seleccione WhatsApp y después Abrir WhatsApp. WhatsApp se abre con el mensaje listo; usted pulsa enviar.
5. Para imprimir, seleccione Imprimir o guardar como PDF y use la ventana de impresión del navegador. Elija allí «Guardar como PDF» para obtener un archivo.
6. Para desactivar el enlace, seleccione Revocar enlace.

Conviene saber

• El enlace es largo y aleatorio y funciona durante un año. Revocarlo lo detiene inmediatamente; seleccionar de nuevo Enlace del cliente crea otro.
• La página del cliente muestra solo ese documento. No muestra otras facturas ni su saldo total, y no tiene botón de pago en línea.
• Una factura enviada muestra Enviado con la fecha. Abrir el mensaje de WhatsApp no demuestra que se haya enviado, por lo que Contabilidad no la marca como enviada. Si la envió desde otra aplicación, use Registrar como enviada en la factura e indique un motivo.
• Si Contabilidad muestra «No se pudo confirmar la entrega», consulte al destinatario antes de reenviar para evitar que reciba el mensaje dos veces.
• El propietario puede consultar los mensajes enviados y pendientes en Contabilidad → Mensajes.
• El navegador imprime en una página A4 en árabe e inglés. Nuestro servidor no genera un PDF y los documentos largos de varias páginas aún no se han comprobado completamente. Cambie el diseño en Cambiar la apariencia de los documentos.
• La página indica que es un documento preparado: su contador debe confirmar los datos fiscales y el redondeo antes de utilizarlo como referencia.
• En las cotizaciones, el cliente puede aceptar o rechazar en la misma página: consulte Enviar una cotización y seguir su resultado.