Adjuntar archivos a registros de Contabilidad

Los adjuntos mantienen los justificantes junto al registro de Contabilidad: la factura del proveedor en su factura, el recibo en un gasto o el contrato en un asiento. Los archivos son privados para los usuarios de Contabilidad y se almacenan cifrados.

Antes de empezar

• Cualquier persona con Ver Contabilidad e informes puede descargarlos. Para subirlos o quitarlos también necesita el permiso del registro: Contabilizar y revertir asientos para asientos, Gestionar compras y pagos para facturas de proveedor y gastos, o Gestionar documentos de venta y pagos para documentos de venta.
• Guarde primero el registro. Un borrador nuevo sin guardar no tiene adjuntos.

Pasos

1. Abra el registro: un asiento contabilizado, un gasto pagado, una factura o nota de crédito de proveedor, o una cotización, pedido, nota de entrega, factura o nota de crédito guardada.
2. Seleccione Adjuntos.
3. Elija el Archivo. Se aceptan PDF, JPEG, PNG y WebP; la página muestra el Tamaño máximo de archivo.
4. Seleccione Subir adjunto.
5. Para descargar un archivo, seleccione su nombre.
6. Para quitarlo, abra Quitar adjunto, escriba un Motivo y seleccione Quitar adjunto.
7. Seleccione Volver al documento para regresar.

Conviene saber

• Los adjuntos nunca cambian las cifras ni aparecen en el enlace del cliente o el documento impreso.
• Cada descarga se registra en el historial de actividad, indicando quién abrió el archivo.
• Los archivos se descargan, no se muestran en el navegador, y no se analizan en busca de virus. Abra solo los archivos que espere recibir.
• Contabilidad comprueba que el archivo sea realmente un PDF o una imagen, independientemente del nombre.
• Almacenamiento de adjuntos muestra cuánto ha utilizado de su límite de Contabilidad. Solo cuenta los adjuntos de Contabilidad. Quite archivos que ya no necesite para liberar espacio.
• No hay versiones: para reemplazar un archivo, suba el nuevo y quite el anterior.
• Para quitar un archivo debe indicar un motivo, que queda en el historial de actividad.
• Los adjuntos de un asiento no se copian a sus copias programadas ni a sus reversiones.
• Leer una factura de proveedor desde una foto es una función distinta: consulte Registrar una factura de proveedor.