Anexar arquivos aos registros de Contabilidade

Os anexos mantêm os comprovantes junto dos registros de Contabilidade: a fatura do fornecedor na conta, o recibo na despesa e o contrato no lançamento contábil. Os arquivos são privados para os usuários de Contabilidade e armazenados com criptografia.

Antes de começar

• Qualquer pessoa com Ver Contabilidade e relatórios pode baixar arquivos. Para enviar ou remover, você também precisa da permissão do registro: Contabilizar e estornar lançamentos para lançamentos contábeis, Gerenciar compras e pagamentos para contas e despesas e Gerenciar documentos de venda e pagamentos para documentos de venda.
• Salve o registro primeiro. Um rascunho novo e não salvo não tem anexos.

Etapas

1. Abra o registro: um lançamento contabilizado, uma despesa paga, uma conta ou nota de crédito de fornecedor, ou um orçamento, pedido, nota de entrega, fatura ou nota de crédito salvo.
2. Selecione Anexos.
3. Escolha o Arquivo. São aceitos PDF, JPEG, PNG e WebP; a página mostra o Tamanho máximo do arquivo.
4. Selecione Enviar anexo.
5. Para baixar um arquivo, selecione seu nome.
6. Para remover um, abra Remover anexo, digite um Motivo e selecione Remover anexo.
7. Selecione Voltar ao documento para retornar.

É bom saber

• Os anexos nunca alteram os valores e nunca aparecem no link do cliente nem no documento impresso.
• Cada download é registrado no registro de atividades com a identificação de quem o abriu.
• Os arquivos são baixados, não exibidos no navegador, e não passam por verificação de vírus. Abra apenas arquivos que você espera receber.
• Contabilidade verifica se o arquivo realmente é um PDF ou uma imagem, independentemente do nome.
• Armazenamento de anexos mostra quanto da sua cota de Contabilidade está em uso. Conta apenas os anexos de Contabilidade. Remova arquivos desnecessários para liberar espaço.
• Não há versões: para substituir um arquivo, envie o novo e remova o antigo.
• A remoção exige um motivo, que fica no registro de atividades.
• Os anexos de um lançamento contábil não são copiados para suas cópias agendadas nem para seus estornos.
• Ler uma fatura de fornecedor a partir de uma foto é um recurso separado: veja Registrar uma conta de fornecedor.