Configurar uma fatura recorrente

Uma fatura recorrente repete uma fatura já emitida, por exemplo uma mensalidade de serviço. Em cada data prevista, Contabilidade emite uma nova fatura com o mesmo cliente, linhas e condições.

Revisar antes de emitir: Selecione Salvar as faturas geradas como rascunhos antes de salvar o agendamento. Cada data cria um rascunho e avança o agendamento sem lançar nas contas nem alterar o saldo do cliente. Abra o rascunho em Livros → Faturas para revisar e emitir. A emissão automática descrita abaixo se aplica quando esta opção está desativada. Os agendamentos de rascunhos não podem utilizar o envio automático.

Antes de começar

• Você precisa da permissão de Contabilidade Gerenciar documentos de venda e pagamentos.
• Emita a primeira fatura normalmente. Somente faturas sem itens de catálogo (linhas de texto livre) podem se repetir.

Etapas

1. Abra a fatura emitida e selecione Faturas recorrentes.
2. Digite um Nome para a programação, por exemplo «Limpeza do escritório, mensal».
3. Defina a Próxima data: a data da primeira fatura repetida.
4. Defina Repetir a cada e a Unidade: Dia, Semana, Mês ou Ano. Por exemplo, 3 e Mês para cada trimestre.
5. Defina uma Data de término (opcional) se a programação deve parar.
6. Para enviar automaticamente as faturas emitidas, selecione Enviar automaticamente cada fatura emitida por e-mail. É necessário um e-mail de faturação válido e um endereço público do documento.
7. Selecione Salvar · Ativa.

Gerenciar suas programações

• Abra Contabilidade → Faturas recorrentes para ver todas as programações com a próxima data.
• Selecione Pausar para interromper faturas futuras e Retomar para reiniciar.
• Selecione Emitir próxima fatura prevista para emitir agora uma fatura cuja data chegou, em vez de esperar.
• Selecione Editar para alterar as datas ou o intervalo.

É bom saber

• Com o envio automático ativo, cada fatura emitida entra na fila com o seu link seguro. Caso contrário, envie-a manualmente.
• Consulte o estado do último envio e o histórico do agendamento. As falhas temporárias são repetidas em segundo plano; Tentar enviar novamente tenta de imediato. Uma falha nunca cria outra fatura nem impede a próxima data.
• Se a entrega não puder ser confirmada, as tentativas automáticas param para evitar duplicados. Confirme com o cliente antes de reenviar pela fatura.
• Suspender impede novas ocorrências. Os e-mails já na fila de faturas emitidas continuam a ser processados. Desativar Contabilidade interrompe a geração e o envio.
• Uma programação definida para o dia 31 ou para 29 de fevereiro mantém esse dia: em meses mais curtos, usa o último dia do mês.
• Se a data cair em um mês bloqueado, Contabilidade deixa a fatura como rascunho para você conferir. Cancelar esse rascunho pula somente aquela data.
• Uma fatura em outra moeda aguarda como rascunho até você informar a taxa de câmbio daquele dia. Contabilidade nunca reutiliza uma taxa antiga.
• As faturas repetidas mantêm os preços, o vendedor e os centros de custo da programação. Alterações de preço no catálogo ou nas tabelas de preços de clientes não as alteram.
• A previsão de 13 semanas conta as próximas faturas recorrentes como entradas de dinheiro: veja Entradas e saídas e previsão de caixa.
• Para faturamento de assinaturas com planos e renovações, veja o aplicativo Assinaturas.