Configurar una factura recurrente

Una factura recurrente repite una factura ya emitida, como una cuota mensual de servicio. En cada fecha prevista, Contabilidad emite una factura nueva con el mismo cliente, líneas y condiciones.

Revisar antes de emitir: Seleccione Guardar las facturas generadas como borradores antes de guardar la programación. Cada fecha crea un borrador y avanza la programación sin contabilizar ni modificar el saldo del cliente. Abra el borrador en Libros → Facturas para revisarlo y emitirlo. La emisión automática descrita a continuación se aplica cuando esta opción está desactivada. Las programaciones de borradores no pueden usar el envío automático.

Antes de empezar

• Necesita el permiso de Contabilidad Gestionar documentos de venta y pagos.
• Emita normalmente la primera factura. Solo pueden repetirse facturas sin artículos del catálogo, con líneas de texto libre.

Pasos

1. Abra la factura emitida y seleccione Facturas recurrentes.
2. Introduzca un Nombre para la programación, como «Limpieza de oficina mensual».
3. Configure la Próxima fecha: la fecha de la primera factura repetida.
4. Configure Repetir cada y la Unidad: Día, Semana, Mes o Año. Por ejemplo, 3 y Mes para cada trimestre.
5. Configure una Fecha de finalización (opcional) si la programación debe terminar.
6. Para enviar automáticamente las facturas emitidas, marque Enviar automáticamente por correo cada factura emitida. Se requiere un correo de facturación válido y una dirección pública del documento.
7. Seleccione Guardar · Activo.

Gestionar las programaciones

• Abra Contabilidad → Facturas recurrentes para ver todas las programaciones y sus próximas fechas.
• Seleccione Pausar para detener futuras facturas y Reanudar para volver a empezar.
• Seleccione Emitir la próxima factura pendiente para emitir ahora una factura cuyo plazo ha llegado, sin esperar.
• Seleccione Editar para cambiar las fechas o el intervalo.

Conviene saber

• Con el envío automático activado, cada factura emitida se pone en cola con su enlace seguro. De lo contrario, envíela usted mismo.
• Consulte el estado del último envío y el historial de la programación. Los fallos temporales se reintentan en segundo plano; Reintentar envío lo intenta inmediatamente. Un fallo no crea otra factura ni detiene la próxima fecha.
• Si no se puede confirmar la entrega, los reintentos automáticos se detienen para evitar duplicados. Consulte al cliente antes de reenviar desde la factura.
• Pausar detiene las nuevas facturas. Los correos ya en cola de facturas emitidas se siguen procesando. Desactivar Contabilidad detiene la generación y el envío.
• Una programación para el día 31 o el 29 de febrero conserva ese día: en meses más cortos utiliza el último día del mes.
• Si la fecha cae en un mes bloqueado, Contabilidad deja la factura como borrador para que la revise. Cancelar ese borrador omite esa fecha.
• Una factura en otra moneda espera como borrador hasta que introduzca el tipo de cambio de ese día. Contabilidad nunca reutiliza un tipo antiguo.
• Las facturas repetidas conservan los precios, el vendedor y los centros de costo de la programación. Los cambios de precios del catálogo o las listas por cliente no las modifican.
• La previsión de 13 semanas cuenta las próximas facturas recurrentes como entradas de dinero: consulte Entradas y salidas de dinero y previsión de efectivo.
• Para facturación de suscripciones con planes y renovaciones, consulte la aplicación Suscripciones.