Configurer une facture récurrente

Une facture récurrente répète une facture déjà émise, par exemple des frais de service mensuels. À chaque échéance, Comptabilité émet une facture avec le même client, les mêmes lignes et les mêmes conditions.

Vérifier avant émission : Cochez Enregistrer les factures générées comme brouillons avant d’enregistrer la planification. Chaque date crée alors un brouillon et fait avancer la planification sans écriture comptable ni modification du solde client. Ouvrez le brouillon dans Comptabilité → Factures pour le vérifier et l’émettre. Le fonctionnement automatique décrit ci-dessous s’applique lorsque cette option est désactivée. Les calendriers de brouillons ne peuvent pas envoyer automatiquement des e-mails.

Avant de commencer

• Vous devez avoir le droit Comptabilité Gérer les documents de vente et les paiements.
• Émettez normalement la première facture. Seules les factures sans articles du catalogue, composées de lignes en texte libre, peuvent être répétées.

Étapes

1. Ouvrez la facture émise et sélectionnez Factures récurrentes.
2. Saisissez un Nom pour le calendrier, par exemple « Nettoyage des bureaux, mensuel ».
3. Définissez la Prochaine date, celle de la première facture répétée.
4. Définissez Répéter tous les et l'Unité : Jour, Semaine, Mois ou Année. Par exemple, 3 et Mois pour chaque trimestre.
5. Indiquez une Date de fin (facultatif) si le calendrier doit s'arrêter.
6. Pour envoyer automatiquement les factures émises, cochez Envoyer automatiquement chaque facture émise par e-mail. Une adresse e-mail de facturation valide et une adresse publique du document sont nécessaires.
7. Sélectionnez Enregistrer · Actif.

Gérer vos calendriers

• Ouvrez Comptabilité → Factures récurrentes pour voir chaque calendrier et sa prochaine date.
• Sélectionnez Suspendre pour arrêter les prochaines factures et Reprendre pour redémarrer.
• Sélectionnez Émettre la prochaine facture à échéance pour émettre maintenant une facture arrivée à échéance.
• Sélectionnez Modifier pour changer les dates ou l'intervalle.

Bon à savoir

• Avec l’envoi automatique activé, chaque facture émise est mise en attente avec son lien sécurisé. Sinon, envoyez-la vous-même.
• Consultez l’état du dernier envoi et l’historique des envois du calendrier. Les échecs temporaires sont réessayés en arrière-plan ; Réessayer l’envoi lance une nouvelle tentative immédiatement. Un échec ne recrée jamais une facture et ne bloque pas l’échéance suivante.
• Si la livraison est incertaine, les tentatives automatiques s’arrêtent pour éviter les doublons. Vérifiez auprès du client avant de renvoyer depuis la facture.
• Suspendre arrête les nouvelles occurrences. Les e-mails déjà en attente pour les factures émises restent traités. Désactiver Comptabilité arrête la génération et l’envoi.
• Un calendrier fixé au 31 ou au 29 février conserve ce jour : les mois plus courts, il utilise le dernier jour du mois.
• Si la date appartient à un mois verrouillé, Comptabilité laisse la facture en brouillon pour vérification. Annuler ce brouillon saute cette date uniquement.
• Une facture dans une autre devise attend en brouillon jusqu'à la saisie du taux de change du jour. Comptabilité ne réutilise jamais un ancien taux.
• Les factures répétées conservent les prix, le commercial et les centres de coûts du calendrier. Les changements du catalogue ou des tarifs clients ne les modifient pas.
• Les prévisions sur 13 semaines comptent les prochaines factures récurrentes comme entrées d'argent : voir Entrées et sorties d'argent et prévisions de trésorerie.
• Pour la facturation d'abonnements avec offres et renouvellements, voir l'app Abonnements.