Comptabiliser, contrepasser et planifier des écritures

Les écritures comptables manuelles couvrent ce qu'aucun autre écran ne prend en charge : charges à payer, corrections, emprunts, prélèvements de l'exploitant. Une écriture comptabilisée ne change jamais ; vous la corrigez par une contrepassation.

Avant de commencer

• Il vous faut le droit Comptabilité Comptabiliser et contrepasser les journaux.

Comptabiliser une écriture

1. Ouvrez Comptabilité → Journal et ouvrez Nouvelle écriture comptable.
2. Renseignez la Date et une Description.
3. Sur chaque ligne, choisissez le Compte et saisissez un Débit ou un Crédit. Choisissez un Centre de coûts si vous les utilisez. Utilisez Utiliser 20 lignes pour les écritures plus longues.
4. Vérifiez que le total des débits égale celui des crédits, puis sélectionnez Comptabiliser l'écriture.

Contrepasser ou répéter une écriture

1. Sur la page Journal, ouvrez une écriture manuelle comptabilisée.
2. Pour la contrepasser maintenant, saisissez un Motif et sélectionnez Contrepasser l'écriture. Comptabilité comptabilise une nouvelle écriture avec les sens inversés.
3. Pour la contrepasser à une date ultérieure (par exemple le premier du mois suivant), sélectionnez Contrepassation planifiée, saisissez un Nom, la Prochaine date et un Motif, puis sélectionnez Enregistrer · Actif.
4. Pour la répéter, sélectionnez Journaux planifiés, saisissez un Nom et la Prochaine date, choisissez Répéter tous les et l'Unité (Une fois, Jour, Semaine, Mois ou Année), ajoutez une Date de fin (facultatif) et sélectionnez Enregistrer · Actif.

Ouvrez Comptabilité → Journaux planifiés pour Suspendre, Reprendre ou Modifier une planification, ou sélectionnez Comptabiliser le prochain journal à échéance pour la comptabiliser maintenant.

Rechercher dans le journal

1. Ouvrez Comptabilité → Rechercher dans le journal.
2. Renseignez Du et Jusqu'au (36 mois au maximum), et au choix Mots de la description, Numéro, Montant et Succursale. Pour filtrer par client ou fournisseur, ouvrez Choisir un client ou un fournisseur.
3. Sélectionnez Afficher. La première fois, sélectionnez Préparer les dates sélectionnées et attendez les résultats.

Bon à savoir

• Les numéros de journal se suivent sans trou. Une comptabilisation qui échoue ne consomme pas de numéro.
• Une écriture très volumineuse, touchant de nombreux comptes, succursales ou centres de coûts, peut être refusée. Comptabilité vous demande alors de la scinder en écritures équilibrées plus petites.
• Vous ne pouvez pas comptabiliser dans un mois verrouillé : voir Clôturer un mois. Les écritures au-dessus du seuil d'approbation attendent une seconde personne : voir Approbations de comptabilisation.
• Les copies planifiées reprennent exactement les montants et les comptes d'origine. Elles ne recalculent pas la TVA, ne mettent pas à jour les taux de change et ne modifient pas ce que doit un client ou ce que vous devez à un fournisseur. Utilisez les factures clients et fournisseurs pour cela.
• Une contrepassation n'a lieu qu'une fois. La contrepassation manuelle et la contrepassation planifiée ne peuvent pas avoir lieu toutes les deux : la première l'emporte.
• La recherche porte sur des mots entiers, accents compris, sans correspondance partielle ni approximative. Saisissez le numéro de journal complet avec ses zéros initiaux.
• Les pièces jointes d'une écriture ne sont pas copiées dans ses copies planifiées. Voir Joindre des fichiers.
• Pour les comptes et leurs grands livres, voir Utiliser le plan comptable.