Enregistrer une dépense déjà payée

Une dépense déjà payée est une somme dépensée sans facture à régler plus tard : taxi, achat par carte professionnelle, loyer mensuel. Comptabilité enregistre la charge, la TVA déductible et le paiement en une seule étape.

Avant de commencer

• Vous devez avoir le droit Comptabilité Gérer les achats et les paiements.
• Pour les demandes que votre personnel soumet à approbation et remboursement, utilisez l'app Notes de frais.

Étapes

1. Ouvrez Comptabilité → Charge.
2. Choisissez le type en haut : Charge, Frais kilométriques ou Indemnité journalière.
3. Indiquez la Date et le bénéficiaire dans Payé à.
4. Choisissez le Mode de paiement et le Compte de paiement d'où provient l'argent.
5. Pour les frais kilométriques, saisissez le Montant par unité et la Distance (km). Pour une indemnité journalière, saisissez le Montant par unité et le Nombre de jours.
6. Cochez Prix TVA incluse si les montants incluent la TVA, puis saisissez les lignes avec leur code fiscal et leur compte de charges.
7. Ajoutez des Notes si nécessaire et sélectionnez Comptabiliser · suivi du type de dépense.

Répéter une dépense

1. Ouvrez la dépense comptabilisée depuis la liste et sélectionnez Dépenses récurrentes.
2. Vérifiez ou modifiez les prix des lignes, ou le tarif pour les frais kilométriques et l'indemnité journalière.
3. Saisissez un Nom, la Prochaine date, Répéter tous les, l'Unité et éventuellement une Date de fin (facultatif).
4. Sélectionnez Enregistrer · Actif.

Ouvrez Comptabilité → Dépenses récurrentes pour Suspendre, Reprendre ou Modifier un calendrier, ou choisissez Enregistrer la prochaine dépense à échéance pour l'enregistrer maintenant.

Bon à savoir

• Chaque répétition enregistre une dépense payée dans Comptabilité. Elle ne paie personne et n'envoie rien à votre banque.
• La taxe est recalculée à chaque date : le montant comptabilisé peut donc différer du montant enregistré si un taux a changé.
• Si la date appartient à un mois verrouillé ou si la dépense nécessite une approbation, elle reste à traiter jusqu'à résolution. Avancer la prochaine date saute la date manquée.
• Les dépenses sont dans votre devise de base. Pour changer le bénéficiaire, les comptes ou la succursale, enregistrez une nouvelle dépense et programmez sa répétition.
• Vous saisissez vous-même les tarifs kilométriques et journaliers. Comptabilité n'applique aucun barème officiel.
• Les dépenses récurrentes figurent dans les prévisions de trésorerie comme sorties prévues : voir Entrées et sorties d'argent et prévisions de trésorerie.
• Joignez le justificatif à la dépense : voir Joindre des fichiers.