Clôturer l'exercice et établir les budgets

La clôture de l'exercice transfère chaque solde de produits et de charges en report à nouveau et inscrit les soldes d'ouverture du nouvel exercice. Les budgets vous permettent de planifier les produits et les charges par mois et de voir où vous en êtes par rapport à eux.

Avant de commencer

• Il vous faut Configurer Comptabilité et verrouiller les périodes et l'accès à toutes les succursales.
• Les douze mois de l'exercice doivent être clôturés, et les exercices antérieurs clôturés en premier : voir Clôturer un mois.

Clôturer l'exercice

1. Ouvrez Comptabilité → Verrouillage des périodes → Clôture de l'exercice.
2. Saisissez l'Année de début de l'exercice et vérifiez la date de début affichée.
3. Sélectionnez Clôture de l'exercice.
4. Patientez pendant que Comptabilité prépare, comptabilise les transferts et inscrit les soldes d'ouverture. Si l'opération s'arrête, sélectionnez Poursuivre la clôture.
5. Lorsque Clôture de l'exercice terminée s'affiche, vérifiez les soldes d'ouverture listés par compte et par succursale.

Établir les budgets

1. Ouvrez Comptabilité → Budgets, choisissez l'année et sélectionnez Afficher.
2. Sous Ajouter un budget annuel, choisissez un Compte de produits ou de charges et une Succursale (ou Toute l'entreprise).
3. Saisissez un montant positif pour chaque mois et sélectionnez Enregistrer.
4. Pour partir de l'année précédente, sélectionnez Copier le budget de l'an dernier. Cochez Remplacer les budgets existants pour écraser les budgets déjà saisis. Sélectionnez Page suivante jusqu'à la fin de la copie.
5. Pour comparer, sélectionnez Budget par rapport au réel, choisissez Du, Jusqu'au et une Succursale, puis sélectionnez Afficher. Téléchargez le rapport en CSV ou en Excel.

Bon à savoir

• Pendant la clôture de l'exercice, la comptabilisation et les rapports de soldes sont suspendus. Elle ne peut pas être annulée ; elle reprend là où elle s'est arrêtée.
• Le compte de report à nouveau doit être un compte de capitaux propres actif.
• Le compte de résultat, la vue d'ensemble et les comparaisons budgétaires excluent les transferts de clôture, de sorte que le bénéfice de l'ancien exercice reste visible. La balance générale et le grand livre les incluent.
• Si vous rouvrez et modifiez un mois d'un exercice clôturé, ses soldes d'ouverture sont signalés comme obsolètes. Clôturez de nouveau l'exercice ; Comptabilité ne comptabilise que la différence.
• Chaque transfert peut nécessiter une approbation si les approbations de comptabilisation sont activées : voir Approbations de comptabilisation.
• Les budgets suivent les mois civils. Les budgets de toute l'entreprise sont distincts des budgets par succursale ; ils ne s'additionnent pas.
• Un écart positif est une bonne nouvelle : produits supérieurs au budget ou charges inférieures. Les montants réels reposent sur les écritures comptabilisées.
• L'exercice commence toujours le premier jour d'un mois et dure douze mois.