Joindre des fichiers aux enregistrements de Comptabilité

Les pièces jointes gardent la preuve d'un enregistrement de Comptabilité à côté de celui-ci : la facture du fournisseur sur une facture fournisseur, le reçu sur une dépense, le contrat sur une écriture comptable. Les fichiers sont réservés aux utilisateurs de Comptabilité et stockés chiffrés.

Avant de commencer

• Toute personne disposant de Voir Comptabilité et les rapports peut télécharger. Pour téléverser ou retirer, il faut aussi le droit correspondant à l'enregistrement : Comptabiliser et contrepasser les journaux pour les écritures comptables, Gérer les achats et les paiements pour les factures fournisseurs et les dépenses, Gérer les documents de vente et les paiements pour les documents de vente.
• Enregistrez d'abord l'enregistrement. Un nouveau brouillon non enregistré n'a pas de pièces jointes.

Étapes

1. Ouvrez l'enregistrement : une écriture comptabilisée, une dépense payée, une facture fournisseur ou un avoir fournisseur, ou un devis, une commande, un bon de livraison, une facture ou un avoir enregistré.
2. Sélectionnez Pièces jointes.
3. Choisissez le Fichier. Les formats PDF, JPEG, PNG et WebP sont acceptés ; la page indique la Taille maximale du fichier.
4. Sélectionnez Téléverser une pièce jointe.
5. Pour télécharger un fichier, sélectionnez son nom.
6. Pour en retirer un, ouvrez Retirer la pièce jointe, saisissez un Motif et sélectionnez Retirer la pièce jointe.
7. Sélectionnez Retour au document pour revenir.

Bon à savoir

• Les pièces jointes ne modifient jamais les montants et n'apparaissent jamais sur le lien client ni sur le document imprimé.
• Chaque téléchargement est consigné dans le journal d'activité avec le nom de la personne qui l'a ouvert.
• Les fichiers sont téléchargés, pas affichés dans le navigateur, et ne sont pas analysés contre les virus. N'ouvrez que les fichiers que vous attendez.
• Comptabilité vérifie qu'un fichier est réellement un PDF ou une image, quel que soit son nom.
• Stockage des pièces jointes indique la part utilisée de votre quota Comptabilité. Il ne compte que les pièces jointes de Comptabilité. Retirez les fichiers dont vous n'avez plus besoin pour libérer de l'espace.
• Il n'y a pas de versions : pour remplacer un fichier, téléversez le nouveau et retirez l'ancien.
• Retirer un fichier exige un motif, qui est conservé dans le journal d'activité.
• Les pièces jointes d'une écriture comptable ne sont pas copiées dans ses copies planifiées ni dans ses contrepassations.
• La lecture d'une facture fournisseur à partir d'une photo est une fonction distincte : voir Enregistrer une facture fournisseur.