Faire approuver les écritures par une autre personne

L'approbation des écritures est une règle facultative à deux personnes. Toute écriture de Comptabilité dont le total dépasse le montant défini attend l'approbation d'une autre personne : journal manuel, facture, écriture bancaire ou écriture de clôture.

Avant de commencer

• Définir le montant nécessite le droit Configurer Comptabilité et verrouiller les périodes.
• Examiner les demandes nécessite Comptabiliser et contrepasser les journaux et l'accès à toutes les succursales.

Activer la règle

1. Ouvrez Comptabilité → Contrôles de comptabilisation.
2. Saisissez le Seuil d'approbation dans votre devise de base.
3. Saisissez un Motif pour la modification et sélectionnez Enregistrer.

Zéro désactive la règle. Elle est désactivée par défaut.

Examiner une demande

1. Ouvrez Comptabilité → Approbations. Chaque demande affiche sa date, sa source, sa description, son montant, son état et son auteur.
2. Ouvrez une demande pour voir chaque ligne : compte, succursale, code fiscal, centre de coûts et client ou fournisseur.
3. Saisissez un Motif et sélectionnez Approuver ou Rejeter.

Après l'approbation

L'approbation ne comptabilise pas l'écriture. Le demandeur revient à l'écran d'origine et répète la même action avec les mêmes détails, par exemple Comptabiliser · Facture. Comptabilité vérifie de nouveau les soldes et les droits, puis comptabilise l'écriture. Pendant l'attente, Comptabilité affiche « En attente d'approbation ».

Bon à savoir

• Seules les écritures strictement supérieures au seuil doivent être approuvées. Une écriture égale au seuil n'en a pas besoin.
• La règle s'applique par écriture, et non par jour ou par personne. Plusieurs petites écritures ne sont pas additionnées.
• Personne ne peut approuver sa propre demande. Les écritures créées automatiquement par Comptabilité ou une autre app, par exemple une dépense récurrente, nécessitent deux approbateurs différents.
• Une écriture en attente ne reçoit aucun numéro et ne modifie aucun solde, stock ou montant dû par un client.
• Tout détail modifié — montant, compte, centre de coûts ou date — crée une nouvelle demande. L'ancienne approbation ne la couvre pas.
• Une demande déjà en attente reste à examiner même si vous relevez le seuil ou désactivez la règle.
• Une demande rejetée peut être examinée de nouveau. Chaque décision reste dans l'historique.
• L'approbation ne contourne ni un mois verrouillé ni une organisation en lecture seule.
• Les approbations restent visibles pendant une clôture annuelle : voir Clôturer l'exercice et définir les budgets.
• Les autres apps qui comptabilisent des écritures, comme RH et paie ou Réservations, gèrent chacune l'attente à leur manière. Consultez votre équipe avant d'activer la règle si vous les utilisez.
• Les approbations n'envoient aucune notification. Prévenez votre approbateur ou consultez régulièrement Approbations.