Exigir que otra persona apruebe las contabilizaciones

La aprobación de contabilización es una regla opcional de dos personas. Cualquier asiento de Contabilidad cuyo total supere el importe configurado espera a que otro usuario lo apruebe, sea un asiento manual, una factura, un movimiento bancario o un asiento de cierre.

Antes de empezar

• Para configurar el importe necesita Configurar Contabilidad y bloquear períodos.
• Para revisar necesita Contabilizar y revertir asientos y acceso a todas las sucursales.

Activar la regla

1. Abra Contabilidad → Controles de contabilización.
2. Introduzca el Umbral de aprobación en su moneda base.
3. Introduzca un Motivo para el cambio y seleccione Guardar.

Cero desactiva la regla; está desactivada de forma predeterminada.

Revisar una solicitud

1. Abra Contabilidad → Aprobaciones. Cada solicitud muestra fecha, origen, descripción, importe, estado y solicitante.
2. Abra una solicitud para ver todas las líneas: cuenta, sucursal, código fiscal, centro de costo y cliente o proveedor.
3. Introduzca un Motivo y seleccione Aprobar o Rechazar.

Después de la aprobación

La aprobación no contabiliza el asiento. El solicitante vuelve a la pantalla original y repite la misma acción con los mismos datos, por ejemplo Contabilizar asiento · Factura. Contabilidad comprueba de nuevo saldos y permisos y lo contabiliza. Mientras espera, muestra «Esperando aprobación».

Conviene saber

• Solo necesitan aprobación los asientos que superan estrictamente el umbral. Un asiento exactamente igual al umbral no la necesita.
• La regla se aplica por asiento, no por día ni por persona. No se suman varios asientos pequeños.
• Nadie puede aprobar su propia solicitud. Los asientos creados automáticamente por Contabilidad u otra aplicación, como un gasto recurrente, necesitan dos revisores distintos.
• Un asiento pendiente no recibe número ni modifica saldos, existencias o deudas de clientes.
• Si cambia algún dato (importe, cuenta, centro de costo o fecha), se crea una nueva solicitud; la aprobación anterior no la cubre.
• Una solicitud ya pendiente sigue necesitando revisión aunque aumente el umbral o desactive la regla.
• Una solicitud rechazada puede revisarse de nuevo. Todas las decisiones permanecen en el historial.
• La aprobación no permite eludir un mes bloqueado ni una organización de solo lectura.
• Las aprobaciones aparecen en la página de revisión incluso durante un cierre de ejercicio: consulte Cerrar el ejercicio y configurar presupuestos.
• Otras aplicaciones que contabilizan en Contabilidad, como RR. HH. y nómina y Reservas, gestionan los asientos pendientes a su manera. Si las usa, consulte con su equipo antes de activar la regla.
• Las aprobaciones no envían notificaciones. Avise al revisor o consulte Aprobaciones regularmente.