Exigir uma segunda pessoa para aprovar contabilizações

A aprovação de contabilização é uma regra opcional de duas pessoas. Qualquer lançamento de Contabilidade cujo total supere o valor definido aguarda a aprovação de outro usuário, seja um lançamento manual, uma fatura, um lançamento bancário ou um lançamento de fechamento.

Antes de começar

• Definir o valor exige Configurar Contabilidade e bloquear períodos.
• Revisar exige Contabilizar e estornar lançamentos e acesso a todas as filiais.

Ativar

1. Abra Contabilidade → Controles de contabilização.
2. Digite o Limite de aprovação na moeda base.
3. Digite um Motivo para a alteração e selecione Salvar.

Zero desativa a regra; ela fica desativada por padrão.

Revisar uma solicitação

1. Abra Contabilidade → Aprovações. Cada solicitação mostra data, origem, descrição, valor, status e solicitante.
2. Abra uma solicitação para ver todas as linhas: conta, filial, código fiscal, centro de custo e cliente ou fornecedor.
3. Digite um Motivo e selecione Aprovar ou Rejeitar.

Após a aprovação

A aprovação não contabiliza o lançamento. Quem solicitou volta à tela original e repete a mesma ação com os mesmos dados, por exemplo Contabilizar lançamento · Fatura novamente. Contabilidade verifica os saldos e as permissões de novo e contabiliza. Enquanto a solicitação aguarda, Contabilidade mostra «Aguardando aprovação».

É bom saber

• Somente lançamentos estritamente acima do limite exigem aprovação. Um lançamento exatamente no limite não exige.
• A regra vale por lançamento, não por dia nem por pessoa. Vários lançamentos pequenos não são somados.
• Ninguém pode aprovar a própria solicitação. Lançamentos criados automaticamente por Contabilidade ou outro aplicativo (por exemplo, uma despesa recorrente) exigem dois revisores diferentes.
• Um lançamento em espera não recebe número nem altera saldo, estoque ou dívida do cliente.
• Se qualquer dado mudar (valor, conta, centro de custo, data), uma nova solicitação é criada; a aprovação anterior não a cobre.
• Uma solicitação já em espera continua exigindo revisão mesmo que você aumente o limite ou desative a regra.
• Uma solicitação rejeitada pode ser revisada novamente. Todas as decisões permanecem no histórico.
• A aprovação não contorna um mês bloqueado nem uma organização somente para leitura.
• As aprovações aparecem na página de revisão mesmo durante o fechamento anual: veja Fechar o ano e definir orçamentos.
• Outros aplicativos que contabilizam em Contabilidade, como RH e Folha de pagamento e Agendamentos, tratam lançamentos em espera à sua maneira. Consulte sua equipe antes de ativar a regra se você os utiliza.
• Aprovações não enviam notificações. Avise o revisor ou consulte Aprovações regularmente.