إرسال فاتورة أو عرض سعر إلى عميل

بعد إصدار الفاتورة أو عرض السعر أو الإشعار الدائن، يمكنك إعطاء العميل رابطًا خاصًا إليه، أو إرسال ذلك الرابط بالبريد الإلكتروني أو WhatsApp، أو طباعة المستند.

قبل أن تبدأ

• تحتاج إلى صلاحية الحسابات إدارة مستندات المبيعات والدفعات.
• تستخدم روابط العملاء العنوان العام لمنشأتك. اضبطه أولًا في صفحة إعدادات الأونلاين؛ وحتى تفعل ذلك يطلب منك تطبيق الحسابات ضبطه.
• يجب أن يكون المستند صادرًا. لا يمكن مشاركة المسودات.

الخطوات

1. افتح المستند الصادر، مثلًا من الحسابات ← فاتورة.
2. اختر رابط العميل. يظهر الرابط أسفل المستند، جاهزًا للنسخ.
3. لإرساله بالبريد الإلكتروني، اختر إرسال بريد إلكتروني. يرسل تطبيق الحسابات الرابط إلى العنوان المسجل في المستند.
4. لاستخدام WhatsApp، اختر واتساب، ثم فتح واتساب. يُفتح WhatsApp والرسالة جاهزة؛ وتضغط زر الإرسال بنفسك.
5. للطباعة، اختر طباعة أو حفظ PDF واستخدم نافذة الطباعة في متصفحك. اختر "Save as PDF" هناك للحصول على ملف.
6. لإيقاف عمل الرابط، اختر إلغاء الرابط.

معلومات مفيدة

• الرابط طويل وعشوائي ويعمل لمدة سنة واحدة. إلغاؤه يوقفه فورًا؛ واختيار رابط العميل مرة أخرى ينشئ رابطًا جديدًا.
• لا تعرض صفحة العميل سوى ذلك المستند. فهي لا تعرض فواتيره الأخرى ولا رصيده الإجمالي، وليس فيها زر للدفع أونلاين.
• تظهر الفاتورة المرسلة بحالة تم الإرسال مع التاريخ. فتح رسالة WhatsApp لا يثبت أنها أُرسلت، لذلك لا يعلّمها تطبيق الحسابات كمرسلة. إذا أرسلت الفاتورة من تطبيق آخر، استخدم تسجيل الإرسال على الفاتورة واذكر السبب.
• إذا عرض تطبيق الحسابات "تعذر تأكيد التسليم"، فتحقق من المستلم قبل الإرسال مرة أخرى، حتى لا تصل الرسالة إلى العميل مرتين.
• يستطيع المالك رؤية الرسائل المرسلة والمعلّقة تحت الحسابات ← الرسائل.
• تتم الطباعة عبر متصفحك على صفحة A4 بالعربية والإنجليزية. لا يُنشأ ملف PDF على خوادمنا، ولم تُختبر المستندات الطويلة الممتدة على عدة صفحات اختبارًا كاملًا. غيّر التنسيق من تغيير شكل المستندات.
• تذكر الصفحة أنها مستند مُعَدّ: يجب أن يؤكد محاسبك التفاصيل الضريبية والتقريب قبل أن تعتمد عليه.
• في عروض الأسعار، يستطيع العميل القبول أو الرفض من الصفحة نفسها: راجع إرسال عرض سعر ومتابعة نتيجته.