ইউজার ম্যানুয়াল: রিপোর্ট
আপনার কর্মক্ষেত্র
- হিসাবের প্রোগ্রাম যুক্ত করুনআর্লি অ্যাক্সেসআগাম প্রবেশাধিকার। সংযোগ পাতায় Zoho Books, Xero, QuickBooks Online বা Daftra যুক্ত করে হিসাব বেছে Books-এর বিল ও খরচ পাঠান।
- প্রতিষ্ঠান ও শাখা সেট আপ করুনপ্রতিষ্ঠানের নাম ও তথ্য দিন, প্রতিটি স্থানের জন্য নিজস্ব ঠিকানা ও কর নম্বরসহ শাখা যোগ করুন এবং মানুষকে শাখায় প্রবেশাধিকার দিন।
- সেটিংস → পেমেন্টআর্লি অ্যাক্সেসআগাম প্রবেশাধিকার। পেমেন্ট লিংক, পোর্টাল ইনভয়েস, টিকিট, সদস্যতা ও অনলাইন অর্ডারের কার্ড পেমেন্ট নিজের Paymob অ্যাকাউন্টে নিন।
- Telegram-এ সারাংশ ও সতর্কতা পানদৈনিক সারাংশ, কম মজুতের সতর্কতা ও মালিকের সতর্কতা পেতে এবং Telegram থেকে Kluvan-কে প্রশ্ন করতে নিজের Telegram বট যুক্ত করুন।
- বিক্রি, লাভ ও মজুতের রিপোর্ট পড়ুনঅ্যাপজুড়ে রিপোর্ট: ইনভয়েস ও অনলাইন অর্ডারের বিক্রি, পণ্যপিছু লাভ, মজুতের মূল্য ও চলাচল এবং শাখার তুলনা।
- API কী দিয়ে নিজের সফটওয়্যার যুক্ত করুনবেছে নেওয়া স্কোপ, মেয়াদ ও ঐচ্ছিক শাখাসহ API কী তৈরি করে নিরাপদে Kluvan পাবলিক API ব্যবহার করুন এবং যেকোনো সময় কী বাতিল করুন।
- Kluvan-এ সহায়ক অ্যাপ যুক্ত করুননিয়ন্ত্রণ ও বাতিল করা যায় এমন শুধু পড়ার কী দিয়ে Claude বা ChatGPT-এর মতো নিজের সহায়ক অ্যাপকে MCP-র মাধ্যমে Kluvan-এর সংখ্যা পড়তে দিন।
- অ্যাপ থেকে মালিকের সতর্কতা পানমালিকের সতর্কতা চালু করে ঘটনা, ইমেইল বা Telegram, নীরব সময় ও ঘণ্টার সারাংশ বেছে নিন এবং ঘণ্টা বা সতর্কতার পাতা থেকে পর্যালোচনা করুন।
- প্রতিষ্ঠানের বিষয়ে প্রশ্ন করুনKluvan বা Telegram-এ সহজ ভাষায় জিজ্ঞাসা করে নিজের রেকর্ড থেকে হিসাব করা উত্তর পান, যেমন এই মাসের বিক্রি বা কার কাছে পাওনা আছে।
- Kluvan কীভাবে ইমেইল পাঠাবে বেছে নিনআপনার জবাবের ঠিকানাসহ Kluvan-এর ঠিকানা থেকে অথবা নিজের SMTP সার্ভার থেকে মেইল যায়। ফেরত আসা বা স্প্যাম চিহ্নিত ঠিকানার অর্থ জানুন।
- AI-কে ব্যবসার প্রশ্ন করুনআর্লি অ্যাক্সেসসম্মতি, AI ক্রেডিট ও নিজের অনুমতির রিপোর্ট দিয়ে নিজের ভাষায় প্রশ্ন করুন।
- সংযোগ ছাড়াই নোট ও ফাইল রাখুনআর্লি অ্যাক্সেসঅফলাইন সঞ্চয় তৈরি করুন, ব্রাউজারে তথ্য রাখুন এবং সংযোগ ফিরলে স্পষ্টভাবে আপলোড করুন।
- অ্যাপগুলোর কাজ যুক্ত করুনআর্লি অ্যাক্সেসএকই কাজ আবার লিখতে না হয়, তাই ভাগ করা রেকর্ড, দিনের ফিল্টার ও ঐচ্ছিক তথ্য সংযোগ ব্যবহার করুন।
- AI অনুমতি ও সম্মতি নিয়ন্ত্রণ করুনআর্লি অ্যাক্সেসভেবেচিন্তে AI চালু করুন, তথ্য পাঠানোর সম্মতি দিন, Kluvan-এর AI ক্রেডিট বা নিজের প্রদানকারীর কী দিয়ে খরচ মেটান, এবং AI বন্ধ করুন।
- প্রতিদিনের কাজ ও AI খসড়া যাচাই করুনআর্লি অ্যাক্সেসযাচাইকৃত তথ্য থেকে দৈনিক অগ্রাধিকার ও বিশটি AI কর্মপ্রবাহ নিন, সিদ্ধান্ত ও পাঠানোর নিয়ন্ত্রণ রাখুন।
Books
- Books সেট আপ করুনপাঁচ ধাপ করুন: ব্যবসার সেটিংস, কর পরিচয়, ব্যাংক ও নগদ হিসাব, প্রারম্ভিক ব্যালান্স ও হিসাবরক্ষকের প্রবেশাধিকার।
- Books-এর মূল মুদ্রাBooks এক মূল মুদ্রায় হিসাব রাখে। প্রথম এন্ট্রি, বিক্রয় নথি বা বিলের আগে মালিক একবার এটি বদলাতে পারেন।
- প্রারম্ভিক ব্যালান্স লিখুনBooks শুরুর দিনের হিসাবের ব্যালান্স প্রারম্ভিক ব্যালান্স মূলধনের বিপরীতে এক এন্ট্রিতে পোস্ট করুন।
- ইনভয়েস তৈরি ও জারি করুনলাইন, ছাড় ও কর কোডসহ বিক্রয় ইনভয়েসের খসড়া করুন, তারপর নম্বর দিতে ও খতিয়ানে পোস্ট করতে জারি করুন।
- গ্রাহককে ইনভয়েস বা কোটেশন পাঠানব্যক্তিগত লিংক, ইমেল বা WhatsApp-এ জারি নথি শেয়ার করুন, লিংক বাতিল করুন বা ব্রাউজারে ছাপিয়ে PDF রাখুন।
- কোটেশন পাঠান ও ফল দেখুনমেয়াদসহ কোটেশন জারি করুন, গ্রাহককে লিংকে গ্রহণ বা প্রত্যাখ্যান করতে দিন এবং জেতা, হারানো ও মেয়াদোত্তীর্ণ কোটেশন দেখুন।
- কোটেশনকে অর্ডার ও ডেলিভারিতে বদলানকোটেশন থেকে বিক্রয় অর্ডার করুন, মজুত সরানো ডেলিভারি নোটে পুরো বা আংশিক দিন এবং দেওয়া পণ্যের ইনভয়েস করুন।
- গ্রাহকের পেমেন্ট লিখুনগ্রাহকের দেওয়া অর্থ লিখুন, এক বা একাধিক ইনভয়েসে দিন, আংশিক পেমেন্ট সামলান এবং বাড়তি অর্থ ক্রেডিট রাখুন।
- ক্রেডিট নোট বা অর্থফেরত দিনযুক্ত ক্রেডিট নোটে জারি ইনভয়েস সংশোধন করুন, ইনভয়েসে ক্রেডিট প্রয়োগ করুন বা গ্রাহককে অর্থ ফেরত দিন।
- পুনরাবৃত্ত ইনভয়েস সেট করুনদৈনিক, সাপ্তাহিক, মাসিক বা বার্ষিক ইনভয়েসের সময়সূচি করুন, ঐচ্ছিক স্বয়ংক্রিয় ইমেইলসহ।
- বিলের ছবি বা PDF থেকে হিসাব করুনআর্লি অ্যাক্সেসসরবরাহকারীর বিলের তথ্য নিন, অঙ্ক যাচাই করুন এবং উপযুক্ত ক্ষেত্রে সুরক্ষিত নিয়মে স্বয়ংক্রিয় বুকিং করুন।
- গ্রাহকের দাম ও বিক্রয়কর্মী ঠিক করুননতুন ইনভয়েস লাইনের জন্য গ্রাহকের মূল্যস্তর বা আইটেমের দাম দিন এবং বিক্রয় নথিতে বিক্রয়কর্মী নির্ধারণ করুন।
- সরবরাহকারীর বিল লিখুনইনপুট VAT ও পুনরাবৃত্তি পরীক্ষাসহ সরবরাহকারীর ইনভয়েস বা ক্রেডিট নোট বিল হিসেবে লিখুন, অথবা প্রাপ্ত পণ্য থেকে শুরু করুন।
- সরবরাহকারীকে পেমেন্ট করুনএক বা একাধিক বিলে পেমেন্ট লিখুন, অগ্রিম রাখুন, নির্ধারিত তারিখে দেনা দেখুন এবং সরবরাহকারীর স্টেটমেন্ট খুলুন।
- পরিশোধিত খরচ লিখুনসঙ্গে সঙ্গে দেওয়া খরচ, দূরত্ব বা দৈনিক ভাতা লিখুন এবং ভাড়ার মতো পুনরাবৃত্ত খরচ সেট করুন।
- ব্যাংক ও নগদ হিসাব পরিচালনা করুনব্যাংক ও নগদ ব্যালান্স দেখুন, নিজের হিসাবের মধ্যে স্থানান্তর ও কার্ড নিষ্পত্তি লিখুন এবং চেকের রেজিস্টার রাখুন।
- ব্যাংক স্টেটমেন্ট আমদানি করুনCSV, Excel, OFX বা MT940 স্টেটমেন্ট আপলোড করুন, কলাম মেলান, পুনরাবৃত্তি বাদ দিন এবং প্রয়োজনে আমদানি ফেরান।
- ব্যাংক লাইন মেলান ও সমন্বয় করুনআমদানি ব্যাংক লাইন খতিয়ানের এন্ট্রির সঙ্গে মেলান, ব্যাংক নিয়মে এন্ট্রি তৈরি করুন, লাইন উপেক্ষা করুন ও ব্যাংক সমন্বয় শেষ করুন।
- জার্নাল পোস্ট, বিপরীত ও নির্ধারিত করুনহাতে জার্নাল এন্ট্রি পোস্ট করুন, কারণ দিয়ে বিপরীত করুন, সময়সূচিতে পুনরাবৃত্তি করুন এবং সর্বোচ্চ 36 মাসে খুঁজুন।
- হিসাবের তালিকা নিয়ে কাজ করুনহিসাব যোগ ও সম্পাদনা করুন, চলমান ব্যালান্সসহ খতিয়ান খুলুন এবং ব্যালান্স সরিয়ে দুই হিসাব একত্র করুন।
- পোস্টিংয়ে দ্বিতীয় ব্যক্তির অনুমোদন বাধ্যতামূলক করুনযে অঙ্কের ওপরে Books এন্ট্রি অন্য ব্যবহারকারীর অনুমোদন চাইবে তা দিন, তারপর অনুরোধ পর্যালোচনা, অনুমোদন বা প্রত্যাখ্যান করুন।
- ব্যয়কেন্দ্রভিত্তিক মুনাফা দেখুনদল বা প্রকল্পের ব্যয়কেন্দ্র তৈরি করুন, ইনভয়েস, বিল, খরচ ও জার্নাল লাইনে দিন এবং কেন্দ্রভিত্তিক মুনাফা দেখুন।
- বিদেশি মুদ্রায় ইনভয়েস ও পেমেন্ট করুননিজের বিনিময় হারে অন্য মুদ্রায় ইনভয়েস ও বিল জারি করুন, বিনিময় লাভ-ক্ষতি লিখুন এবং মাস শেষে পুনর্মূল্যায়ন করুন।
- আর্থিক প্রতিবেদন চালানলাভ-ক্ষতি, ব্যালান্স শিট, রেওয়ামিল, শাখাভিত্তিক মুনাফা ও ব্যবসার কার্যকলাপ খুলুন, সময়কাল তুলনা করুন এবং Excel বা CSV নামান।
- অর্থ আসা-যাওয়া ও নগদের পূর্বাভাস দেখুনপরোক্ষ নগদ প্রবাহ বিবরণী পড়ুন, নগদের লেনদেন শ্রেণিবদ্ধ করুন এবং ইনভয়েস, বিল ও নগদ পরিকল্পনায় আগামী 13 সপ্তাহের পরিকল্পনা করুন।
- Books সারসংক্ষেপ ব্যবহার করুননগদ, মুনাফা, গ্রাহকের পাওনা, নিজের দেনা, VAT অনুমান এবং পাঠানোর ইনভয়েস, দেওয়ার বিল ও বন্ধের সময়কাল দেখুন।
- মাস বন্ধ করুনমাস বন্ধের তালিকা মেলান, আর পোস্টিং না হতে মাস লক করুন এবং প্রয়োজন হলে কারণ দিয়ে আবার খুলুন।
- বছর বন্ধ ও বাজেট তৈরি করুনবছরের মুনাফা সংরক্ষিত আয়ে সরিয়ে ব্যালান্স এগিয়ে নিন, তারপর মাসিক বাজেট লিখে প্রকৃত ফলের সঙ্গে তুলনা করুন।
- Books রেকর্ডে ফাইল সংযুক্ত করুনজার্নাল এন্ট্রি, বিল, খরচ বা বিক্রয় নথির পাশে সরবরাহকারীর ইনভয়েস, রসিদ বা চুক্তি ব্যক্তিগত ও এনক্রিপ্ট করা অবস্থায় রাখুন।
- নথির চেহারা বদলানছাপানো ও শেয়ার করা ইনভয়েস, কোটেশন ও ক্রেডিট নোটের টেমপ্লেট, রং, হেডার, ফুটার, পেমেন্ট নির্দেশনা ও লোগো বেছে নিন।
এই পেজটি কি কাজে লেগেছে?
ধন্যবাদ। আপনার উত্তর এই পেজটি আরও ভালো করতে আমাদের সাহায্য করে।
এখনো সাহায্য দরকার?
WhatsApp-এ আমাদের সঙ্গে চ্যাট করুন। আপনি কী করছিলেন তা বলুন, আর ত্রুটি হলে লিংকে # চিহ্নের পরের কোডটি জানান।