Manuel d'utilisation : Rapports
Votre espace de travail
- Connecter votre logiciel de comptabilitéAccès anticipéAccès anticipé. Reliez Zoho Books, Xero, QuickBooks Online ou Daftra sur la page Connexions, choisissez les comptes et envoyez vos factures et dépenses.
- Configurer votre organisation et vos succursalesSaisissez le nom et les coordonnées de votre organisation, ajoutez une succursale par site avec son adresse et son numéro fiscal, et donnez les accès.
- Paramètres → PaiementsAccès anticipéAccès anticipé. Encaissez les paiements par carte sur votre compte Paymob pour les liens de paiement, factures du portail, billets, abonnements et commandes.
- Recevoir résumés et alertes sur TelegramConnectez votre propre bot Telegram pour recevoir le résumé quotidien, les alertes de stock bas et les alertes du dirigeant, et interroger Kluvan depuis Telegram.
- Lire les rapports de ventes, de bénéfice et de stockLes rapports communs à vos apps : ventes des factures et commandes en ligne, bénéfice par produit, valeur et mouvements du stock, succursales comparées.
- Connecter vos propres logiciels avec des clés APICréez une clé API avec des droits choisis, une expiration et une succursale facultative, appelez l'API publique de Kluvan et révoquez la clé à tout moment.
- Connecter une app d'assistant à KluvanLaissez votre app d'assistant, comme Claude ou ChatGPT, lire vos chiffres Kluvan via MCP avec des clés en lecture seule que vous contrôlez et révoquez.
- Recevoir les alertes du dirigeant depuis vos appsActivez les alertes du dirigeant, choisissez les événements, l'e-mail ou Telegram, les heures de silence et le récapitulatif horaire, puis examinez les alertes.
- Poser des questions sur votre organisationPosez vos questions avec des mots simples, dans Kluvan ou sur Telegram, et obtenez des réponses tirées de vos données : ventes du mois, qui vous doit.
- Choisir comment Kluvan envoie vos e-mailsLes e-mails partent de l'adresse de Kluvan avec votre adresse de réponse, ou de votre serveur SMTP. Ce que signifie une adresse rejetée ou signalée comme spam.
- Poser une question métier à l’IAAccès anticipéPosez une question libre avec consentement, crédits IA et rapports limités à vos droits.
- Capturer des notes et fichiers sans connexionAccès anticipéPréparez le stockage hors ligne, conservez localement notes et fichiers, puis envoyez-les explicitement au retour de la connexion.
- Relier le travail entre les applicationsAccès anticipéUtilisez les données partagées, les filtres de journée et les liens facultatifs sans saisir deux fois le même événement métier.
- Contrôler l’accès à l’IA et le consentementAccès anticipéActivez l’IA volontairement, acceptez le consentement au partage des données, payez avec les crédits IA de Kluvan ou votre propre clé, et désactivez l’IA.
- Examiner les actions du jour et les brouillons IAAccès anticipéUtilisez un résumé fondé sur les données et vingt processus IA en gardant le contrôle sur comptabilité, messages et validations.
Comptabilité
- Configurer ComptabilitéSuivez les cinq étapes : entreprise, identité fiscale, comptes bancaires et de caisse, soldes d'ouverture et accès du comptable.
- Devise de base de ComptabilitéComptabilité tient ses comptes dans une devise de base. Le propriétaire peut la changer une fois, avant la première écriture, vente ou facture fournisseur.
- Saisir les soldes d'ouvertureComptabilisez les soldes de vos comptes au jour du démarrage de Comptabilité, en une seule écriture face aux capitaux propres d'ouverture.
- Créer et émettre une facturePréparez une facture de vente avec lignes, remises et codes de taxe, puis émettez-la pour lui donner son numéro et la comptabiliser au grand livre.
- Envoyer une facture ou un devis à un clientPartagez un document émis par lien privé, e-mail ou WhatsApp, révoquez le lien, ou imprimez et enregistrez un PDF depuis votre navigateur.
- Envoyer un devis et suivre son résultatÉmettez un devis avec une date de validité, laissez le client l'accepter ou le refuser par lien, puis suivez les résultats.
- Transformer un devis en commande et en livraisonConvertissez un devis en commande client, livrez-la en tout ou partie avec un bon de livraison qui fait sortir le stock, et facturez ce qui a été livré.
- Enregistrer un paiement clientEnregistrez un paiement client, affectez-le à une ou plusieurs factures et gérez les paiements partiels et les crédits restants.
- Émettre un avoir ou un remboursementCorrigez une facture émise avec un avoir qui lui est lié, affectez l'avoir à des factures ou remboursez l'argent au client.
- Configurer une facture récurrentePlanifiez des factures quotidiennes, hebdomadaires, mensuelles ou annuelles, avec envoi automatique par e-mail en option.
- Transformer images et PDF de factures en fiches BooksAccès anticipéExtrayez une facture fournisseur, vérifiez les montants et utilisez des règles encadrées pour la comptabilisation automatique éligible.
- Définir les prix clients et les commerciauxAttribuez à un client son propre niveau de prix ou ses prix d'articles pour les nouvelles lignes de facture, et affectez un commercial aux documents de vente.
- Enregistrer une facture fournisseurSaisissez la facture ou l'avoir d'un fournisseur, avec la TVA déductible et un contrôle des doublons, ou partez des marchandises reçues.
- Payer un fournisseurEnregistrez un paiement pour une ou plusieurs factures, conservez les avances et consultez les échéances et les relevés fournisseurs.
- Enregistrer une dépense déjà payéeEnregistrez une dépense payée, des frais kilométriques ou une indemnité journalière, et programmez des dépenses récurrentes comme le loyer.
- Gérer les comptes bancaires et de caisseConsultez les soldes bancaires et de caisse, enregistrez les virements entre vos comptes et les règlements par carte, et tenez un registre des chèques.
- Importer un relevé bancaireTéléversez un relevé bancaire en CSV, Excel, OFX ou MT940, associez ses colonnes, ignorez les doublons et annulez une importation si nécessaire.
- Rapprocher les lignes bancairesRapprochez chaque ligne bancaire importée d'une écriture, créez des écritures avec des règles bancaires, ignorez des lignes et terminez un rapprochement.
- Comptabiliser, contrepasser et planifier des écrituresComptabilisez une écriture manuelle, contrepassez-la avec un motif, répétez-la selon un calendrier et recherchez des écritures sur 36 mois au maximum.
- Utiliser le plan comptableAjoutez et modifiez des comptes, ouvrez le grand livre d'un compte avec son solde progressif, et fusionnez deux comptes en transférant le solde.
- Faire approuver les écritures par une autre personneDéfinissez un montant au-delà duquel une écriture attend l'approbation d'une autre personne, puis approuvez ou rejetez les demandes.
- Suivre le bénéfice par centre de coûtsCréez des centres de coûts pour des équipes ou des projets, affectez-les aux lignes de factures, dépenses et écritures, et suivez le bénéfice par centre.
- Facturer et payer en devise étrangèreÉmettez factures clients et fournisseurs dans une autre devise à votre taux de change, enregistrez les gains et pertes de change et réévaluez en fin de mois.
- Produire les états financiersOuvrez compte de résultat, bilan, balance générale, bénéfice par succursale et activité commerciale, comparez les périodes et téléchargez en Excel ou CSV.
- Voir les entrées et sorties d'argent et prévoir la trésorerieLisez le tableau des flux de trésorerie, classez les mouvements de trésorerie et planifiez 13 semaines de trésorerie avec factures et plans de trésorerie.
- Utiliser la vue d'ensemble de ComptabilitéVoyez la trésorerie, le bénéfice, qui nous doit, ce que nous devons, l'estimation de TVA et les factures à envoyer, à payer et les périodes à clôturer.
- Clôturer un moisParcourez la liste de contrôle de clôture, verrouillez le mois pour que plus rien n'y soit comptabilisé, et rouvrez-le avec un motif si nécessaire.
- Clôturer l'exercice et établir les budgetsTransférez le bénéfice de l'exercice en report à nouveau et reportez les soldes, puis saisissez des budgets mensuels et comparez-les au réel.
- Joindre des fichiers aux enregistrements de ComptabilitéGardez la facture, le reçu ou le contrat à côté d'une écriture, d'une facture fournisseur, d'une dépense ou d'un document de vente, chiffré et privé.
- Modifier l'apparence des documentsChoisissez un modèle, une couleur d'accent, un en-tête, un pied de page, des instructions de paiement et un logo pour vos factures, devis et avoirs.
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